Contábil Phoenix

Como Configurar o sistema Contábil para realizar a conciliação bancária?

Veja o passo a passo para importar o extrato bancário:

Ou se preferir siga os procedimentos:

O primeiro passo é acessar o site do seu banco e  gerar os extratos no formato OFC , OFX ou XLS. Geralmente na opção de impressão de extrato bancário existe a opção de gerar no formato desejado.

HISTÓRICOS BANCÁRIOS

O próximo passo é o menu Lançamentos> Conciliação Bancária> Históricos Bancários e cadastrar o histórico bancário. Para cada histórico, basta cadastrar uma única palavra do Histórico (palavra chave) existente no Extrato que o identifique, exatamente da forma que está no extrato, sem nenhuma letra diferente.

Não cadastrar mais de um histórico com a mesma descrição. E não precisa ter a descrição completa que aparece no extrato, mas não pode ter um caractere diferente ou a mais do que exista no extrato. Deve ser a menor parte do histórico que identifique o lançamento.

Exemplo: No Extrato está INT Conta Telefonica, posso cadastrar apenas a palavra “Telefonica”.

CONTAS BANCÁRIAS

Acessando o menu Lançamentos> Conciliação Bancária> Contas Bancárias, você vai criar os seus bancos. Clicando no botão Novo, vai aparecer uma listagem de bancos. Se o banco que você desejar criar não estiver na listagem, você vai usar o código 9999 Padrão Febraban, e vai alterar o nome após selecionar ele colocando o nome do banco que desejar, por exemplo: 9999 – Banco Corporativo do Brasil.

Vai preencher informando Banco, Agência com Dígito Verificador, Conta Bancária e Dígito Verificador e a conta contábil a qual esses movimentos deverão ser informados.

CONTAS TRANSITÓRIAS

Acessando o menu Lançamentos> Conciliação Bancária> Conta Transitória, caso você deseje integrar o extrato para uma conta transitória para posteriormente reclassificar os movimentos, você vai configurar a conta nesse menu clicando em Carregar e escolhendo a conta que esse movimento deve ser inserido.

AUTOMAÇÃO DE LANÇAMENTOS BANCÁRIOS

O próximo passo é a automação dos lançamentos Bancários, acesse o menu Lançamentos> Conciliação Bancária> Automação de Lançamentos Bancários, nessa tela é possível cadastrar os lançamentos bancários que deseje que o sistema gere os lançamentos contábeis automaticamente (Exemplo: Taxas, débitos automáticos, TED, Tarifas etc...) e cadastrar os históricos das outras operações que não geram lançamentos, para auxiliar no processo da conciliação por Histórico, dando mais segurança e automatizando ainda mais o processo.

Os lançamentos bancários automáticos, marcados "Contabiliza", que devem gerar os lançamentos contábeis pendentes, se tiver a tag "999999" no histórico, deverá substituir essa tag na geração do lançamento pela informação do campo Referencia da tela de importação de extrato

Copiar Automação

Na tela da automação dos históricos, você vai identificar que tem um botão de copiar. Essa função serve para copiar de uma empresa que use as mesmas configurações de plano de contas e banco.

Para efetivar a cópia, você precisa ativar o cliente que já tenha as configurações devidamente preenchidas, e clicar no botão. Ao abrir a tela você vai colocar o Apelido da empresa que deseja receber as configurações, e selecionar o Banco ou todos os que estiverem cadastrados, conforme sua necessidade.

IMPORTAÇÃO DE EXTRATOS BANCÁRIOS

Feito todos os cadastros acima, o próximo passo é a importação do extrato que foi gerado pelo site do banco.

Acesse o menu Lançamentos> Conciliação Bancária> Importação de Extrato, selecione no campo “Conta Bancária”  a conta bancária para o qual se deseja importar o extrato. Informe o período que compreende o extrato, dia mês inicial a dia mês final e localize o arquivo de extrato de extensão OFC, OFX ou XLS e clique em importar. Se a competência estiver correta, vai aparecer que foi importado e vai mostrar o movimento na tela abaixo:

O sistema importa os extratos nos leiautes mais recentes dos formatos: OFX e OFC.

O sistema também importa os extratos no formato XLS, mas para isso, é necessário editá-los, já que não há um padrão da Febraban para o formato XLS. Para conseguir importar um Extrato em XLS o usuário deverá ajustar os dados do extrato deixando da seguinte forma:

Colunas/ Informação:

A - Data
B - Histórico
C - Documento
D - Valor
E - Saldo

Sendo que os valores debitados no extrato devem ser informados negativos (Com o sinal – a frente), pois esses valores serão créditos da conta contábil. O usuário precisa eliminar as linhas que não sejam efetivamente a movimentação do extrato.

 

CONCILIAÇÃO

 

O próximo passo é a conciliação bancária automática, acesse o menu Lançamentos> Conciliação Bancária> Conciliação, selecione a conta bancária e informe o período a conciliar e clique em atualizar.  O sistema traz as informações do extrato e os lançamentos contábeis da conta contábil do Banco selecionado para o processo de conciliação. Clicando em “processar conciliação” o sistema fará a comparação entre os lançamentos do extrato e os lançamentos contábeis para o banco selecionado no período.

Clicando em “Processar Conciliação” o sistema fará a comparação entre os lançamentos do extrato e os lançamentos contábeis para o banco selecionado no período. Vai acontecer a mesma situação acima, onde se não tiver lançamentos no Contábil vai avisar.

Aí você vai clicar em Gerar Lançamentos para que sejam gerados os lançamentos no Contábil.

Os lançamentos que encontrar correspondentes entre o extrato e lançamentos bancários serão indicados na cor verde.

Os lançamentos que o sistema encontrar mais de um correspondente entre extrato e conta contábil serão identificados na cor amarela para a verificação e conciliação manual.

Os lançamentos que o sistema não encontrar valores correspondentes entre o Extrato e Lançamentos Bancários permanecerão brancos, pois podem se tratar de lançamentos lançados por somatórias, ou lançamentos indevidos, ou lançamentos a serem compensados em períodos futuros que deverão permanecer pendentes para o período selecionado, e necessita de uma análise visual para filtrar e conciliar ou não manualmente.

As conciliações manuais devem ser feitas, marcando o lançamento do extrato e os lançamentos contábeis correspondentes  e clicando em “Conciliar”.

Conciliados todos os lançamentos manuais é necessário gravar para poder sair da tela.

Se for o caso de lançamento que está faltando ou não foi automatizado, é só voltar nos passos anteriores e configurar. Aí voltando nessa tela, você vai fazer os passos de selecionar o banco, o período, atualizar, processar conciliação e gerar lançamentos e o sistema vai gerar apenas os lançamentos que ficaram pendentes.

DICA: A geração de lançamentos, só devem ser feita depois de processar a conciliação, pois esse comando gera todos os lançamentos configurados para contabilizar. Se processar a conciliação e já houver lançamentos configurados que foram feitos manualmente, o sistema não os gera em duplicidade, pois irá gerar apenas os lançamentos pendentes no extrato que tiver configurações automáticas.

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