Como emitir, preencher a planilha de importação e importar os números de Protocolos e Recibos já sincronizados no eSocial?

Letícia Carvalhais
Letícia Carvalhais
  • Atualizado

Quando seu escritório recebe novos clientes onde as empresas e os eventos já estavam sendo enviados para o portal do eSocial por outra contabilidade e ou por outro sistema, é possível importar para o Folha Phoenix os números de Protocolos e Recibos de alguns eventos que já estão sincronizados no Portal do eSocial, evitando assim que estes sejam reenviados.  

 

Para isto é necessário emitir uma planilha em nosso sistema, preenchê-la com alguns dados e assim realizar a importação no menu Importação de Protocolos / Recibos. 

 

1 - Como emitir a planilha:

 

O primeiro passo a ser feito é emitir a planilha em nosso sistema de acordo com o tipo de colaborador a qual se deseja realizar a importação, para isto basta acessar o menu Relatórios / Eventuais / Colaboradores Gerais, neste acessar a opção que se deseja:

-Funcionários

-Sócios

-Autônomos

-Cooperados 

Para todos os colaboradores existe a opção "Definir automaticamente os campos p/ importação dos recibos eSocial”, ela deve ser marcada para que sejam emitidos todos os campos necessários para a importação;

Em seguida devem ser selecionados os colaboradores que terão seus recibos e protocolos importados;

Na parte inferior da tela marque a opção “Gerar para XLS”, conforme exemplo:

 

 2 — Preenchimento da planilha:

Ao clicar em imprimir será gerada uma planilha em XLS com os dados dos colaboradores pré-preenchidos, abaixo listaremos as colunas cujo preenchimento será necessário ser realizado para complementar as informações e realizar a importação.

 

2.1— Evento eSocial:

O evento eSocial a ser importado irá variar de acordo com o tipo de colaborador seguindo as seguintes regras:

- Funcionários (excluindo-se Tipos de Contrato 6 – Estagiários e 5 - Avulsos): S-2200, S-2205 e S-2206.

- Sócios, Autônomos, Cooperados e Funcionários com Tipo de Contrato iguais a 6 – Estagiários e 5 – Avulsos: S-2300, S-2306 e S-2205.

Obs: Para que a importação ocorra corretamente observe se a escrita desses eventos está seguindo exatamente o modelo acima considerando o “S” maiúsculo e o número do evento para o tipo de colaborador em questão. 

 

 2.2 — Matrícula eSocial:

Essa coluna deve ser preenchida conforme a matrícula eSocial constante no Portal do eSocial vinculada ao funcionário em questão. 

Obs: no preenchimento da coluna Matrícula eSocial, a formatação utilizada deverá ser texto. Dessa forma nos casos de matrículas cadastradas com zeros a esquerda o programa do XLS não desprezará estes zeros; 

 

 2.3 — Operação eSocial:

 Essa coluna deve ser preenchida com a operação na qual foi realizada a geração daquele registro, no caso para os eventos disponíveis para importação que são da 2° fase podem ser utilizadas as opções Incluir ou Alterar. 

Obs: Para que a importação ocorra corretamente observe se a escrita da Operação está seguindo exatamente o modelo acima considerando o início da Operação em maiúsculo, ou seja, com “I” em Incluir ou “A” em casos de Alteração. 

 

2.4 — Status eSocial:

Essa coluna deve ser preenchida com o Status no qual se encontra a sincronização do evento no eSocial, conforme as opções abaixo considerando do mais utilizado para o menos utilizado:

Sincronizado com sucesso: É o status mais comum e ocorre quando a estrutura do arquivo e suas informações foram completamente validadas e aprovadas pelo Portal do eSocial.

Sincronizado com advertência: Um pouco menos comum ocorre quando alguma informação no arquivo está divergente mas que, porém, não invalida a sincronização do arquivo. 

Sincronizado sem recibo: Esse Status menos comum de ocorrer é quando o registro enviado para o eSocial já constava lá com as mesmas chaves de identificação, gerando assim duplicidade nas informações.

Obs: Para que a importação ocorra corretamente observe se a escrita dos Status está seguindo exatamente o modelo acima considerando o início do Status em maiúsculo, ou seja, com “S” na palavra Sincronização. 

 

2.5 —N° Recibo eSocial:

Essa coluna deve ser preenchida com o número do Recibo constante na sincronização do evento no Portal do eSocial. Logo mais abaixo mostraremos como localizar esse número para funcionários no Portal do eSocial.

Obs: Observe atentamente esse número pois tanto os dígitos quanto a formatação devem bater exatamente com a do Portal para que em casos de retificação, por exemplo, o evento não seja reprovado. 

 

2.6 — N° Protocolo eSocial:

Essa coluna deve ser preenchida com o número do Protocolo constante na sincronização do evento no Portal do eSocial. Por não ser utilizado posteriormente, esse número não é obrigatório, ou seja, é possível realizar a importação sem preenchê-lo. 

 

3 — Importação do número de Protocolos e Recibos:

O menu de Importação fica localizado em Integrações / eSocial / Importação de Protocolos e Recibos:

 

3.1 — Campo Ambiente:

Neste campo deve ser informado se as informações importas estão sincronizadas no ambiente de Produção Oficial do eSocial ou no ambiente de Produção Restrita utilizado para testes. Opções disponíveis:

— Produção oficial;

— Produção restrita.

 

3.2 — Campo Tipo de Colaborador:

Neste campo deve se informar para qual o tipo de colaborador que se destina a importação, lembrando que neste caso deve ser realizada uma importação para cada tipo. 

Tipos disponíveis:

- Funcionários (que incluem os tipos de Contrato Estagiários e Avulsos);

- Sócios;

- Cooperados;

- Autônomos.

 

3.3 — Campo Selecionar Arquivo:

Neste campo deve ser informado o caminho que se encontra o arquivo no formato XLS a ser importado, mas atenção, salve em formato XLS, não utilize o XLSX.

Inserida essas informações basta clicar em Importar, se as informações no arquivo estiverem de acordo com os parâmetros será realizada a importação. 

Para conferir acesse o cadastro do colaborador que constava na importação e clique em “Ver histórico” e visualize o evento importado na tela Histórico de arquivos XML eSocial. 

 

Ficou com dúvida?

Ao finalizar o preenchimento da planilha você pode enviar um e-mail para suporte.monitoramento@contmatic.com.br informando:

Código do Cliente:

Nome:

Telefone:

Solicitando um retorno para que possamos entrar em contato e auxílio na importação dos dados para o sistema. 

 

Passo a passo para buscar a informação dentro do portal eSocial: 

Acesse o portal eSocial (link para uma nova aba).

Caso a empresa seja representada por procuração você deverá trocar o perfil: 

Em seguida vá na opção Empregado / Gestão de Empregados e faça a pesquisa informando o Nome, CPF ou Matrícula: 

Vá na opção Movimentações Trabalhistas / Admissão Trabalhador:

No final da página você encontrará o campo "Número do Recibo": 

Aqui você deve copiar o número do recibo para colar no campo Nº recibo eSocial da sua planilha;

Em seguida vá na aba Dados Contratuais e copie e cole o código da Matrícula no respectivo campo da planilha:

Obs.: Caso o funcionário tenha também alterações cadastrais (S-2205) e alterações contratuais (S-2206) você poderá acrescentar uma linha na planilha e informar o número de recibo do respectivo evento.

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