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Lançamentos de notas fiscais

May
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Resumo:

1. O artigo detalha como realizar o lançamento, listagem, edição e exclusão de notas fiscais no sistema G5 (Escrita Fiscal). 

2. Apresenta passos para acessar e preencher dados das notas, filtros para consulta e indicações visuais na edição. 

3. Além disso, permite procedimentos de exclusão, incluindo notas duplicadas, garantindo a integridade das informações.

 

Ícone com dois retângulos roxos, um grande e um pequeno, representando o produto Escrita Fiscal (antigo G5).

🎯 Pré-requisitos

 

 

✅ Lançamento de notas fiscais

 

Para lançar de notas fiscais no G5 (Escrita Fiscal), se certifique que você atende aos Pré-requisitos citados anteriormente. Caso sim, prossiga com os passos abaixo:

 

  • Passo 1: Para acessar o lançamento de notas fiscais há duas maneiras:

  1. Acesse o menu Escrituração > Notas ICMS/IPI > Lançamentos notas fiscais.

    OU

  2. Na tela inicial, clique no botão Notas fiscais.

Tela inicial do sistema com o menu Notas ICMS/IPI expandido, destacando a opção Lançamentos notas fiscais para acesso ao módulo.

Tela principal do sistema, destacando o ícone Notas fiscais, que permite o acesso direto ao módulo de lançamentos.

  • Passo 2: Clique em Lançar nota.

Tela Listagem de lançamentos fiscais na aba Entrada, exibindo um lançamento na grade e o botão Lançar nota em destaque.

  • Passo 3: Preencha os campos necessários, conforme instruções abaixo:
    • Tipo de emissão: Entrada ou saída;
    • Itens: No campo Itens, pressione o atalho Ctrl + Enter. A tela Itens da NF será exibida permitindo:

a. Cadastrar itens:

  • Clique em Novo;
  • Preencha os campos;
  • Acione o botão Gravar.

Tela de lançamento fiscal na aba Itens da NF, com o total de itens e valor contábil destacados. Detalhes de ICMS e IPI são visíveis na tabela.

Janela Pesquisa dos itens, exibindo o item 'Refrigerante limão e hortelã' selecionado com o código '121110' e opções de Pesquisar, Cadastrar e Cancelar.

b. Pesquisar itens: 

  • Clique no campo Produto;
  • Pressione o atalho Ctrl + Enter;
  • Preencha o campo Código ou Descrição;
  • Clique em Pesquisar;
  • Selecione o item desejado;
  • Acione o botão ✓ (sinal verde) para confirmar a seleção;
  • Para permanecer na mesma pesquisa, forneça outros parâmetros nos campos e refine a busca;
  • Para realizar nova pesquisa, apague o Código e a Descrição, digite os novos critérios e clique em Pesquisar.
Botões e atalhos Ação
Pesquisar Busca os itens conforme código ou descrição informados.
✓ ou Ctrl + Enter Confirma a seleção do item e retorna à tela de itens da nota.
Cadastrar Abre o cadastro de itens para criar um novo produto.
Cancela ou Esc Cancela a operação e volta para a tela de itens.
[X] Fecha a tela Pesquisa dos itens e volta para a tela de itens.

c. Consultar impostos da reforma tributária: 

  • Clique no campo Impostos;
  • Pressione o atalho Ctrl + Enter;
  • Acione a aba Impostos da reforma tributária.

Tela de lançamento fiscal exibindo a aba 'Impostos da reforma tributária' na janela de Impostos, com campos para CBS e IBS.
Campo Ação
CST Apresenta o código de situação tributária (IBS/CBS) atribuído ao item.
Código de classificação tributária Exibe o código de classificação tributária correspondente ao item.
Base de cálculo Informa o valor utilizado como base de cálculo para apuração da CBS/IBS.
Contribuição sobre bens e serviços (CBS) Alíquota Indica a alíquota aplicável da CBS.
Redução Apresenta o percentual de redução incidente sobre a CBS/IBS.
Alíquota efetiva Demonstra a alíquota efetivamente aplicada da CBS/IBS.
Valor Exibe o valor calculado da CBS.
Imposto sobre bens e serviços (IBS) Estadual Alíquota Indica a alíquota estadual do IBS.
Redução Apresenta o percentual de redução aplicável ao IBS estadual.
Alíquota efetiva Demonstra a alíquota efetiva do IBS estadual.
Valor Exibe o valor calculado do IBS estadual.
Municipal Alíquota Indica a alíquota municipal do IBS.
Redução Apresenta o percentual de redução aplicável ao IBS municipal.
Alíquota efetiva Demonstra a alíquota efetiva do IBS municipal.
Valor Exibe o valor calculado do IBS municipal.
  • Transporte: No campo Transporte, pressione o atalho Ctrl + Enter. A tela Transporte/frete será exibida permitindo consultar impostos da reforma tributária:

Tela de Transporte/frete destacando a seção 'Imposto da reforma tributária' com campos dedicados ao lançamento de CBS e IBS.

Campo Ação
Imposto da reforma tributária CST Apresenta o código de situação tributária (IBS/CBS).
Código de classificação tributária Exibe o código de classificação tributária.
Base de cálculo Informa o valor utilizado como base de cálculo para apuração da CBS/IBS.
CBS Alíquota Indica a alíquota aplicável da CBS.
Redução Apresenta o percentual de redução incidente sobre a CBS/IBS.
Alíquota efetiva Demonstra a alíquota efetivamente aplicada da CBS/IBS.
Valor Exibe o valor calculado da CBS.
IBS estadual Alíquota Indica a alíquota estadual do IBS.
Redução Apresenta o percentual de redução aplicável ao IBS estadual.
Alíquota efetiva Demonstra a alíquota efetiva do IBS estadual.
Valor Exibe o valor calculado do IBS estadual.
IBS municipal Alíquota Indica a alíquota municipal do IBS.
Redução Apresenta o percentual de redução aplicável ao IBS municipal.
Alíquota efetiva Demonstra a alíquota efetiva do IBS municipal.
Valor Exibe o valor calculado do IBS municipal.
  • Realizar novo lançamento: Marque esta opção caso deseje escriturar vários documentos fiscais sem precisar voltar para a listagem de notas;
  • Total de CBS: Exibe o total do CBS da nota fiscal;
  • Total de IBS estadual: Mostra o total do IBS estadual da nota fiscal;
  • Total de IBS municipal: Apresenta o total do IBS municipal da nota fiscal;
  • Valor total com novos impostos: Considera a soma dos valores:
Valor contábil + Total de CBS + Total de IBS estadual + Total de IBS municipal

Tela de Novo lançamento fiscal destacando o campo Tipo de emissão preenchido como 'Entrada' e a opção Realizar novo lançamento.

  • Passo 4: Após o preenchimento dos campos, clique em Salvar alterações.

 

🔎 Listagem, consulta ou visualização de notas fiscais

 

Para consultar, listar ou visualizar notas fiscais no G5 (Escrita Fiscal), prossiga com os passos abaixo:

 

  • Passo 1: Acesse o menu Escrituração > Notas ICMS/IPI > Lançamentos notas fiscais ou clique no botão Notas fiscais na tela inicial;
  • Passo 2: A lista de lançamentos fiscais permite a realização das seguintes ações:
    • Excluir duplicados: Seu objetivo é evitar a duplicação de registros de notas fiscais facilitando sua exclusão e correção inconsistências, como por exemplo, o erro update failed 'x' found;
    • Ativar empresa: Permite alterar o período de exibição da listagem e ativar outra empresa;
    • Lançar nota: Clique neste botão para realizar um novo lançamento de nota fiscal;
    • Entrada | Saída: Permite consultar as notas fiscais de entrada e de saída realizando a conferência das colunas:

a. Tipo de importação: 

  • Manual;
  • Automático.

b. Conferência:

  • Não conferida ou conferida;
  • Para alterar o status de "Não conferida" para "Conferida", acesse a tela de edição da nota fiscal e regrave o documento.

👁️‍🗨️ Observação

  • Após a importação dos dados, não é necessário regravar o documento fiscal, exceto quando houver ajustes ou correções no documento fiscal.

ℹ️ Informação

  • Recomendamos a utilização de todas as configurações disponíveis nas telas de importação, a fim de reduzir a necessidade de ajustes posteriores na tela de lançamentos.
  • Dessa forma, será possível analisar os documentos por meio dos relatórios gerenciais, como, por exemplo, o disponível no menu Livros > Gerador de relatório > Conferência SPED PIS e COFINS/ICMS e IPI.
  • Esse relatório permite a exportação para Excel, possibilitando a conferência detalhada dos impostos por item.

Listagem de lançamentos fiscais, mostrando as colunas Tipo de importação com valor 'Manual' e Conferência com valor 'Conferida' em destaque.

  • Buscar número da nota: Neste campo é possível buscar pelo número do documento fiscal escriturado.

Tela Listagem de lançamentos fiscais na aba Entrada, com a listagem vazia e o botão azul Lançar nota em destaque.

  • Filtrar: Na listagem de lançamentos fiscais, clique no botão Filtrar.

Tela Listagem de lançamentos fiscais na aba Saída, com o botão Filtrar em destaque para refinar a busca dos documentos.

  • Os filtros disponíveis são:
    • Espécie da nota: Filtra notas fiscais por espécie de documento. Neste campo estão disponíveis todas as opções que constam no campo Espécie da tela de lançamentos fiscais;
    • CNPJ/CPF/série SAT: Filtra notas fiscais por CPF, CNPJ ou série SAT;
    • Data escrituração: Filtra notas fiscais pelo dia e o mês ativo no G5;
    • Código fiscal (CFOP): Filtra notas fiscais por código fiscal;
    • Série da nota: Filtra notas fiscais pela série;
    • UF: Filtra notas fiscais por unidade de federação (UF);
    • Município: Filtra notas fiscais por município;
    • Conferência: Filtra notas fiscais por status de conferência Conferida e Não conferida;
    • Situação documento: Filtra notas fiscais pela situação:
      • 0 – Documentos regular;
      • 1 – Documento regular extemporâneo;
      • 2 – Documento cancelado;
      • 3 – Documento cancelado extemporâneo;
      • 4 – NF-e, NFC-e ou CT-e denegado;
      • 5 – NF-e, NFC-e ou CT-e numeração inutilizada;
      • 6 – Documento fiscal complementar.
  • Após escolher os filtros desejados, clique em Filtrar; 
  • O sistema exibirá apenas os documentos correspondentes ao filtro aplicado;
  • Para que todos os documentos fiscais sejam novamente apresentados na tela de seleção, acione o botão Limpar.

Tela de listagem com o painel Filtrar aberto, exibindo campos para CNPJ/CPF/Série Sat, Data escrituração, Código fiscal (CFOP) e Série da nota.

 

✏️ Edição de notas fiscais

 

Para editar notas fiscais no G5 (Escrita Fiscal), prossiga com os passos abaixo:

 

🔹 Edição de notas fiscais

  • Passo 1: Acesse o menu Escrituração > Notas ICMS/IPI > Lançamentos notas fiscais ou clique no botão Notas fiscais na tela inicial;
  • Passo 2: Selecione a nota fiscal de interesse;
  • Passo 3: Clique em Editar;
  • Passo 4: Ao selecionar mais de uma nota fiscal, o sistema apresentará uma mensagem que não permitirá realizar a alteração em lote.

Listagem de lançamentos fiscais, com um lançamento selecionado e o botão Editar destacado para modificação do registro.

  • Passo 5: A edição de lançamentos fiscais permite a realização das seguintes ações:
    • Editar o próximo lançamento: Marque essa opção para editar os documentos seguintes sem retornar à listagem de notas;
    • Navegação por setas direcionais: Para navegar entre as notas, acione as setas direcionais de navegação abaixo:
      • |< (Primeira): Vai direto para a primeira nota da sequência da listagem;
      • < (Anterior): Volta para a nota anterior;
      • > (Próxima): Avança para a próxima nota;
      • >| (Última): Vai direto para a última nota da sequência da listagem.

⚠️ Atenção

A navegação por meio das setas direcionais segue a ordem e os registros exibidos na tela Listagem de lançamentos fiscais, dessa forma:

  • Sem filtros aplicados: As setas permitem a navegação entre todas as notas fiscais da aba selecionada (entrada ou saída);
  • Com filtros aplicados (por número, CNPJ, período, etc.): A navegação se restringe apenas às notas fiscais que atendem aos critérios definidos no filtro.

Para alterar o conjunto de notas exibidas:

  • Retorne à tela Listagem de lançamentos fiscais;
  • Realize uma nova pesquisa, aplicando ou não filtros;
  • Selecione a nota desejada e clique em Editar.

O contexto de navegação será reiniciado automaticamente.

  • Conferência | Origem do documento: Na edição de lançamentos fiscais, é possível observar duas indicações visuais:

a. Conferência: Exibe um indicador visual quando o lançamento fiscal já foi conferido:

  • O indicador é exibido ao editar o documento;
  • Documentos não conferidos apresentam indicador;
  • Para marcar uma nota fiscal como conferida, basta gravar o lançamento fiscal.

b. Origem do documento: 

  • Exibe automaticamente a origem da importação do lançamento fiscal;
  • É um campo somente leitura e não pode ser editado.

Exemplos ⬇️

  • Manual (o lançamento é realizado diretamente pelo usuário);
  • Importação NF-e;
  • Importação CT-e, entre outros.
  • Pesquisa por número da nota: A funcionalidade de busca permite localizar, de forma imediata, outra nota fiscal diretamente na tela de edição, dispensando o retorno à listagem. A pesquisa é realizada exclusivamente pelo número do documento e respeita o tipo de operação e o período vigente no sistema e é amplamente utilizada na conferência fiscal.

a. Como utilizar? 

  • Digite o número da nota (apenas números);
  • Pressione Enter para executar a pesquisa;
  • Caso a nota seja localizada, o sistema carregará automaticamente o documento na própria tela de edição;
  • Se houver mais de uma nota com o mesmo número, as setas direcionais navegarão somente entre essas ocorrências;
  • Para mover o cursor para outro campo sem realizar a pesquisa, pressione a tecla Tab ↹;
  • Para retornar à navegação, limpe o campo e pressione Enter. O sistema retornará para a nota originalmente carregada, retomando a navegação padrão sem necessidade de voltar à listagem.

b. Regras

  • A busca considera somente o número exato do documento;
  • A pesquisa respeita o tipo de operação (entrada/saída) e o período ativo;
  • Caso não encontre resultados, o sistema exibirá mensagem informativa, mantendo a nota atual.
  • Após editar as informações desejadas, clique em Salvar alterações.

Dica

  • Quando houver um grande volume de notas fiscais de entrada e saída, utilize o filtro Tipo de emissão. Assim, o sistema apresentará na listagem apenas as notas de entrada ou de saída, permitindo realizar as alterações necessárias diretamente na tela de lançamentos, sem a necessidade de sair dessa área.

Tela do Lançamento fiscal exibindo campos como Tipo de emissão 'Entrada', Data, Valor contábil e o detalhamento do ICMS.

 

🔹 Edição de notas fiscais em lote

⚠️ Atenção

  • Esta rotina está disponível apenas na tela nova (versão beta).
  • A liberação desta funcionalidade ocorrerá em etapas, inicialmente será possível editar NF-e e NFC-e, os demais documentos estarão disponíveis em breve.
  • Passo 1: Ative a empresa no mês e ano em que constam os documentos fiscais que serão editados;
  • Passo 2: Acesse o menu Escrituração > Notas ICMS/IPI > Lançamentos notas fiscais ou clique no botão Notas fiscais na tela inicial;
  • Passo 3: Selecione as notas fiscais de interesse;
  • Passo 4: Clique em Editar.

Tela 'Listagem de lançamentos fiscais' com as notas 19729 e 19731 selecionadas na aba de saídas.

  • Passo 5: Na lateral direita, o sistema exibirá a tela Editar em lote NFE, que permitirá a alteração do Código fiscal (CFOP) e/ou a Conta contábil (C/C);
  • Passo 6: Atualize os campos com a informação correta ou utilize a lupa de pesquisa.

⚠️ Atenção

A alteração em lote é permitida exclusivamente para os campos:

  • CFOP (código fiscal);
  • C/C (conta contábil).

Janela 'Editar em lote NFE' com os campos CFOP preenchido com 5.101 e Conta contábil com 101.

  • Passo 7: Acione o botão Salvar alterações;
  • Passo 8: O sistema gravará os campos alterados e retornará para a listagem de lançamentos fiscais.

Tela de listagem com destaque em vermelho confirmando a atualização do CFOP para 5.101 nas notas.

🚨 Tratamento de erros

  • Caso ocorram erros durante a edição, o sistema exibirá uma mensagem em tela;
  • Ao fechar a mensagem, a planilha "EdicaoEmLote_Pendencias.xlsx" será aberta;
  • Essa planilha é gravada automaticamente no diretório: \PHOENIX\XLS\Apelido\ano.

Aviso 'Algumas notas não foram editadas' com a indicação do caminho do diretório do relatório.

 

🗑️ Exclusão de notas fiscais

 

Para excluir notas fiscais no G5 (Escrita Fiscal), prossiga com os passos abaixo:

 

🔹 Exclusão de notas fiscais

  • Passo 1: Acesse o menu Escrituração > Notas ICMS/IPI > Lançamentos notas fiscais ou clique no botão Notas fiscais na tela inicial;
  • Passo 2: Selecione a nota fiscal de interesse;
  • Passo 3: Clique no botão Excluir;
  • Passo 4: Ao selecionar mais de uma nota fiscal, o sistema apresentará uma mensagem que não permitirá realizar a exclusão em lote.

Listagem de lançamentos fiscais, com um registro selecionado e o botão Excluir destacado para remoção do documento.

 

🔹 Exclusão de notas fiscais duplicadas

  • Passo 1: Acesse o menu Escrituração > Notas ICMS/IPI > Lançamentos notas fiscais ou clique no botão Notas fiscais na tela inicial;
  • Passo 2: Clique no botão Excluir duplicados;
  • Passo 3: Acione Excluir notas para confirmar a exclusão.

Tela Listagem de lançamentos fiscais com um registro e o botão Excluir duplicados em destaque.

  • Passo 4: Após a exclusão, acesse o menu Auxiliar;
  • Passo 5: Clique em Reorganizar saldos.

Tela inicial sistema G5, possui menu superior alinhado à esquerda sendo Auxiliar o oitavo item.

  • Passo 6: A mensagem Os saldos foram reorganizados com sucesso! Você pode conferir os saldos atualizados deverá ser exibida;
  • Passo 7: Essa ação garantirá a integridade das informações.

Mensagem de retorno da reorganização de saldos que foi conferido com sucesso.

 

🎥 Saiba mais sobre o lançamento de notas fiscais no YouTube

 

 

 

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