Processo trabalhista: definição, obrigatoriedade e regras de envio

🎯 Pré-requisitos

• Possuir conta de relacionamento no Connectcont (link para uma nova aba);
• Efetuar o login no sistema Folha (link para uma nova aba). 

O evento S-2500 é responsável por registrar todas as informações decorrentes do Processo Trabalhista. Neste evento são prestados os dados cadastrais contratuais, com relação ao vínculo trabalhista, as bases de cálculo para o recolhimento das contribuições previdenciárias, FGTS ou Imposto de renda, assim como os valores das verbas de natureza remuneratória ou indenizatória do processo.

É no evento S-2500 que o empregador deve declarar toda e qualquer alteração no vínculo com o empregado.

Início da obrigatoriedade: 01/10/2023

Quem deve entregar: Todo declarante de processo trabalhista obrigado a reconhecer ou alterar informações relativas a vínculo trabalhista, ou pagar valores e recolher encargos sobre esses valores.

Prazo de envio: até o dia 15 (quinze) do mês subsequente à data:

• a) do trânsito em julgado da decisão líquida proferida no processo trabalhista;
• b) da homologação de acordo judicial;
• c) do trânsito em julgado da decisão homologatória dos cálculos de liquidação da sentença;
• d) da celebração do acordo celebrado perante CCP ou Ninter;
• e) da determinação judicial para cumprimento antecipado da decisão, ainda que parcial.

As informações do evento S-2500 vão alimentar de forma prioritária o FGTS Digital (No momento este sem data prevista – continuar usando o Sefip para recolhimento do FGTS com codigo 650).

A identificação do evento é feita pelo seguinte conjunto de dados: CNPJ/CPF do declarante, CPF do trabalhador e número do processo.

O envio desse evento, deve ser transmitido ainda que não haja Contribuição Previdenciária, recolhimento de FGTS ou Imposto de Renda, Porém, uma vez que o empregador/declarante for obrigado perante a justiçado do trabalho a reconhecer ou alterar o vínculo trabalhista, é necessário o seu recolhimento.

Este evento tem processamento independente dos demais eventos do eSocial, não interferindo na rotina mensal da folha de pagamento

Observação: está informação e muito importante, pois será ela que irá definir os campos para serem preenchidos.

Em caso de dúvidas, antes do preenchimento desta informação é de extrema importância consultar o MOS e o leiaute na documentação técnica (link para uma nova aba) , assim  terá uma  melhor  compreensão a cerca  do  que representa o S-2500, bem como saber regras de preenchimento para cumprimento das obrigações solicitadas pelo eSocial.

• Manual de Orientação do eSocial para utilização do módulo Web Processo Trabalhista (link para uma nova aba).

Tipos de contrato

Tipo 1 : Trabalhador com vínculo formalizado, sem alteração nas datas de admissão e de desligamento

Se aplica quando o trabalhador já possui vínculo formalizado no eSocial e a decisão judicial não alterou as datas de admissão ou desligamento.

Nessa situação, os eventos do vínculo já enviados ao eSocial permanecem válidos, não sendo necessária qualquer retificação.

Exemplos:

• Pagamento de horas extras reconhecidas judicialmente;
• Indenização por danos morais decorrente da relação de trabalho.

Ação necessária:

Transmitir apenas os eventos S-2500 – Processo Trabalhista e S-2501 - Informações de Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista, contendo os dados do processo judicial e as bases de cálculo das verbas determinadas na decisão.

Tipo 2: Trabalhador com vínculo formalizado, com alteração na data de admissão.

Se aplica quando o trabalhador já possui vínculo formalizado no eSocial, porém a decisão judicial determina alteração da data de admissão, mantendo inalterada a data de desligamento, caso exista.

Sendo necessário retificar o evento de admissão para que o histórico do vínculo no eSocial reflita corretamente a data reconhecida na decisão judicial.

Exemplo:

Vínculo registrado no eSocial com:

• Admissão: 03/11/2023

Porém, a decisão judicial determina que a data correta é:

• Admissão: 01/12/2021

Ação necessária:

1 - Retificação do evento S-2200 – Admissão

• Altere a data de admissão, conforme determinação judicial;
• O campo Indicativo de Admissão (indAdmissao) informe a opção [3] – Decorrente de decisão judicial;
• Informe o número do processo judicial.

2 - Envio do processo trabalhista

Após retificar a admissão, enviar os eventos:

Evento S-2500 – Processo Trabalhista, contendo os dados da decisão judicial.

S-2501 - Informações de Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista.

Tipo 3: Trabalhador com vínculo formalizado, com alteração ou inclusão na data de desligamento

Se aplica quando o trabalhador já possui vínculo formalizado no eSocial, mas a decisão judicial determina alteração ou inclusão da data de desligamento.
 

Ação necessária: 

1 - Retificação ou inclusão do evento S-2299: Podem ocorrer três cenários, conforme abaixo.

Cenário 1: Retificação da data de desligamento dentro do mesmo mês

Quando a nova data de desligamento permanece na mesma competência do desligamento já registrado, o evento S-2299 pode ser apenas retificado.

• Retificar o evento S-2299 – Desligamento, ajustando a data conforme a decisão judicial;
• Informar no evento o número do processo judicial correspondente.

Cenário 2: Retificação da data de desligamento em competência diferente

Quando a alteração da data muda o mês do desligamento, será necessário excluir o evento anterior e enviar um novo evento com a data correta.

• Excluir o evento de desligamento originalmente enviado através do envio do S-3000; 
• Enviar um novo evento S-2299 com a data correta;
• Informar no evento o número do processo judicial correspondente.

Cenário 3: Inclusão da data de desligamento

Quando o vínculo ainda está ativo no eSocial e não possui evento de desligamento registrado, será necessário enviar o evento de desligamento antes de informar o processo trabalhista.

• Enviar o evento S-2299 – Desligamento, informando a data determinada judicialmente; 
• Informar também o número do processo judicial.

2 - Envio do processo trabalhista

Após retificar ou incluir o desligamento, enviar os eventos:

Evento S-2500 – Processo Trabalhista, contendo os dados da decisão judicial.

S-2501 - Informações de Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista.
 

Ponto importante:

Como será necessário retificar ou incluir o evento S-2299, deve realizar a reabertura do encerramento da empresa nos meses envolvidos nessa retificação.

Tipo 4: Trabalhador com vínculo formalizado, com alteração nas datas de admissão e de desligamento

Se aplica quando o trabalhador já possui vínculo formalizado no eSocial, mas a decisão judicial determina alteração tanto da data de admissão quanto da data de desligamento.

Exemplo:

• Vínculo registrado com admissão em 01/03/2022 e desligamento em 31/01/2023.

Porém, a decisão judicial determina que o período correto do vínculo é:

• Admissão em 01/12/2021 e desligamento em 30/04/2023.
   

Ação necessária:

1. Retificação do evento S-2200 – Admissão

Inicialmente, deve retificar o evento de admissão já enviado ao eSocial, ajustando a data de admissão conforme determinado no processo judicial.

No evento de admissão retificado devem ser informados:

• A data de admissão correta, conforme decisão judicial;
• O campo Indicativo de Admissão (indAdmissao) com a opção [3] – Decorrente de decisão judicial;
• O número do processo judicial.
   

2. Ajuste do evento S-2299 – Desligamento

Após a correção da admissão, deve ajustar o evento de desligamento (S-2299).

Cenário 1: Retificação da data de desligamento dentro do mesmo mês

Quando a nova data de desligamento permanece na mesma competência do desligamento já registrado, o evento S-2299 pode ser apenas retificado.

• Retificar o evento S-2299 – Desligamento, ajustando a data conforme a decisão judicial;
• Informar no evento o número do processo judicial correspondente.

Cenário 2: Retificação da data de desligamento em competência diferente

Quando a alteração da data muda o mês do desligamento, será necessário excluir o evento anterior e enviar um novo evento com a data correta.

• Excluir o evento de desligamento originalmente enviado através do envio do S-3000; 
• Enviar um novo evento S-2299 com a data correta;
• Informar no evento o número do processo judicial correspondente.

Cenário 3: Inclusão da data de desligamento

Quando o vínculo ainda está ativo no eSocial e não possui evento de desligamento registrado, será necessário enviar o evento de desligamento antes de informar o processo trabalhista.

• Enviar o evento S-2299 – Desligamento, informando a data determinada judicialmente; 
• Informar também o número do processo judicial.

3. Envio do processo trabalhista

Após retificar ou incluir o desligamento, enviar os eventos:

Evento S-2500 – Processo Trabalhista, contendo os dados da decisão judicial.

S-2501 - Informações de Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista.

Tipo 5: Empregado com reconhecimento de vínculo

Se aplica quando o vínculo empregatício do trabalhador é reconhecido por decisão judicial, mas não há registro prévio no eSocial.

O trabalhador pode se encontrar em duas situações:

1. Vínculo desligado: o trabalhador já não atua mais na empresa, porém o vínculo foi reconhecido judicialmente.
2. Vínculo ativo: o trabalhador ainda está trabalhando na empresa, mas o vínculo ainda não foi informado no eSocial.

Exemplo:

Reconhecimento judicial de vínculo empregatício no período de 01/12/2021 a 30/04/2023.

Ação necessária - vínculo desligado:

Evento S-2500 – Processo Trabalhista, contendo os dados da decisão judicial.

S-2501 - Informações de Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista.

• Dados do processo judicial; 
• Indicação de reconhecimento de vínculo empregatício; 
• Data de admissão reconhecida; 
• Data de desligamento reconhecida; 
• Bases de cálculo das verbas decorrentes do processo trabalhista.

Observação: Não é necessário enviar os eventos S-2200 (Admissão) ou S-2299 (Desligamento), pois o vínculo será registrado diretamente no S-2500.

Ação necessária - vínculo ativo:

1. Inclusão do evento S-2200 – Admissão

Quando o trabalhador ainda está ativo na empresa, o vínculo precisa ser registrado no eSocial antes da informação do processo trabalhista.

Enviar o evento S-2200 – Cadastramento Inicial do Vínculo, informando:

• Data de admissão constante na decisão judicial;
• Campo Indicativo de Admissão (indAdmissao) = 3 – Decorrente de decisão judicial;
• Número do processo judicial relacionado.

2 - Envio do processo trabalhista

• Evento S-2500 – Processo Trabalhista, contendo os dados da decisão judicial.
• S-2501 - Informações de Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista.
   

Tipo 6: Trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário  (TSVE), sem reconhecimento de vínculo empregatício

Se aplica quando o processo trabalhista envolve pagamento a trabalhador sem vínculo de emprego ou estatutário (TSVE), ou seja, pessoa que presta serviço ou recebe valores da empresa sem caracterização de vínculo empregatício. e não há reconhecimento de vínculo empregatício na decisão judicial.

Alguns exemplos de trabalhadores classificados como TSVE são:

• Prestador de serviço pessoa física;
• Trabalhador autônomo;
• Outros casos em que há pagamento determinado judicialmente sem reconhecimento de vínculo de emprego.
   

Ação necessária 

Cenário 1: vínculo encerrado e não possui cadastro no eSocial

Quando o processo trabalhista envolve trabalhador classificado como TSVE cujo contrato já está encerrado e não foi previamente informado ao eSocial, o registro do processo será feito diretamente no evento de processo trabalhista.

Enviar apenas o evento S-2500 – Processo Trabalhista, informando:

• Dados do processo judicial;
• Indicação de trabalhador TSVE sem reconhecimento de vínculo de emprego;
• Bases de cálculo das verbas decorrentes do processo trabalhista.
   

Cenário 2: vínculo ativo e não possui cadastro no eSocial

Quando o trabalhador ainda possui contrato ativo, mas o vínculo não foi registrado no eSocial, será necessário primeiro informar o contrato de TSVE.

Ação:

1. Enviar o evento S-2300 – Início do TSVE, registrando o contrato do trabalhador no eSocial;
2. Após o cadastro do contrato, enviar o evento S-2500 – Processo Trabalhista, informando os dados da decisão judicial.

Cenário 3: vínculo encerrado e possui cadastro no eSocial:

Quando o trabalhador já possui contrato de TSVE previamente informado ao eSocial, deve-se verificar se as informações existentes estão de acordo com a decisão judicial.

Ação:

• Realizar a retificação do contrato de TSVE, se necessário, conforme determinado no processo trabalhista; 
• Em seguida, enviar o evento S-2500 – Processo Trabalhista, informando: 
  • Dados do processo judicial; 
  • Indicação de trabalhador TSVE sem reconhecimento de vínculo de emprego; 
  • Bases de cálculo das verbas decorrentes do processo.

Tipo 7: Trabalhador com vínculo de emprego formalizado em período anterior ao eSocial

Se aplica quando o processo trabalhista envolve período de vínculo empregatício anterior à obrigatoriedade do eSocial.

Nesses casos, as informações devem ser registradas por meio do evento S-2500 – Processo Trabalhista, observando que o vínculo ocorreu antes do início da obrigatoriedade dos eventos não periódicos do eSocial.

Exemplo:
Vínculo com admissão em 01/03/2017 e desligamento em 30/04/2018, ou seja, todo o período ocorreu antes da obrigatoriedade de envio dos eventos não periódicos do eSocial.

Situações possíveis e ação necessária:

1. Trabalhador com vínculo anterior ao eSocial e sem admissão enviada

Quando o vínculo foi encerrado antes da obrigatoriedade do eSocial e não existe evento de admissão enviado, o registro do processo será realizado diretamente no evento de processo trabalhista.

Ação:

Enviar o evento S-2500 – Processo Trabalhista, informando:

• Dados do processo judicial;
• Indicação de que o vínculo ocorreu em período anterior ao eSocial (campo específico do evento);
• Bases de cálculo das verbas decorrentes do processo, conforme determinado na decisão judicial.
   

2. Trabalhador com vínculo anterior ao eSocial, mas com admissão enviada

Em alguns casos, pode existir evento de admissão já enviado ao eSocial, por exemplo quando houve pagamento posterior ao desligamento ou outra situação que exigiu o registro do vínculo.

Nesse cenário, é necessário verificar se os dados enviados estão de acordo com o que foi determinado na decisão judicial.

Ação:

• Retificar os eventos de admissão e desligamento, se necessário, para alinhar as informações com a decisão judicial; 
• Enviar o evento S-2500 – Processo Trabalhista, informando: 
  • Dados do processo judicial; 
  • Indicação de que o vínculo é referente a período anterior ao eSocial; 
  • Bases de cálculo das verbas decorrentes do processo.

Tipo 8: Responsabilidade indireta 

O tipo de contrato 8 se aplica quando a decisão judicial determina que um responsável indireto (responsabilidade subsidiária ou solidária) deve realizar o pagamento das verbas ao trabalhador.

Nessa situação, o declarante do evento de processo trabalhista será o responsável indireto, ou seja, a empresa que foi condenada a realizar o pagamento, mesmo não sendo o empregador direto.

Caso a responsabilidade pelo pagamento seja compartilhada entre mais de um devedor, cada declarante deverá informar apenas a sua cota-parte das bases de cálculo no evento de processo trabalhista.

Exemplo

Uma empresa prestadora de serviços deixa de cumprir suas obrigações trabalhistas e desaparece ou não realiza o pagamento das verbas determinadas judicialmente.

Nesse caso, a empresa tomadora dos serviços, reconhecida no processo como responsável subsidiária, é condenada a realizar o pagamento ao reclamante.

Ação necessária

Quando o processo trabalhista determinar que o responsável indireto (subsidiário ou solidário) realize o pagamento ao trabalhador, o usuário deverá:

• Informar os dados do processo trabalhista; 
• Incluir a informação de responsabilidade indireta; 
• Informar as bases de cálculo das verbas decorrentes do processo trabalhista.

Ponto importante:

No tipo de contrato 8, quem envia o evento não é necessariamente o empregador, mas sim quem foi condenado a realizar o pagamento.

Isso significa que o declarante pode ser:

• Responsável subsidiário, ou 
• Responsável solidário.

Tipo 9: Trabalhador cujos contratos foram unificados (unicidade contratual) 

O tipo de contrato 9 é utilizado quando a Justiça do Trabalho reconhece que dois ou mais contratos de trabalho com a mesma empresa devem ser considerados um único vínculo.

Isso ocorre quando o trabalhador teve contratos separados, mas a decisão judicial entende que houve continuidade da relação de trabalho.

Exemplo:

Um empregado teve dois contratos com a mesma empresa:

• 02/01/2022 a 30/04/2022; 
• 01/07/2022 a 31/12/2022.

Após ação trabalhista, a Justiça reconheceu que esses vínculos devem ser considerados um único contrato, resultando em:

• 02/01/2022 a 31/12/2022

Nesse caso, ocorre a unificação dos contratos de trabalho (unicidade contratual).

Situações possíveis e ação necessária:

1. Todos os contratos já foram enviados ao eSocial e o vínculo ainda está ativo

Nesse caso, deve-se utilizar o contrato mais recente como contrato principal, que irá incorporar os demais.

Ações necessárias:

• Informar o desligamento dos contratos que serão incorporados, se ainda estiverem ativos; 
• Utilizar o motivo de desligamento 44 – Agrupamento contratual; 
• Informar o número do processo trabalhista; 
• Retificar a admissão do contrato principal, ajustando a data de admissão conforme a decisão judicial, se necessário; 
• Informar o indicativo de admissão [3] – Decorrente de decisão judicial.

No desligamento dos contratos incorporados não devem ser informadas verbas rescisórias, pois os vínculos apenas serão unificados.

2. Os contratos já foram enviados ao eSocial, mas o vínculo já está encerrado

Ações necessárias:

• Informar o desligamento dos contratos que serão incorporados, caso ainda não tenham sido encerrados; 
• Utilizar o motivo 44 – Agrupamento contratual; 
• Informar os dados do processo trabalhista; 
• Realizar a unificação dos contratos conforme a decisão judicial.

Após a unificação, não devem ser feitas alterações nos contratos incorporados.

3. Nenhum dos contratos foi enviado ao eSocial

Quando nenhum contrato foi declarado ao eSocial, o envio deve seguir as orientações de reconhecimento de vínculo decorrente de processo trabalhista, conforme a situação do trabalhador (ativo ou desligado).

Ponto importante:

No tipo de contrato 9, os contratos existentes não representam novos vínculos, mas sim partes de um mesmo contrato que foi reconhecido judicialmente.

Por isso, é necessário encerrar os contratos incorporados e ajustar o contrato principal, garantindo que o vínculo reflita o período correto definido na decisão judicial.