Resumo:
1. Entenda as regras e hipóteses em que é permitida a substituição da ECD conforme a IN RFB nº 2.003/2021.
2. Configure a empresa, preencha o registro J801 (Termo de verificação) e gere o arquivo da ECD substituta no sistema Contábil.
🎯 Pré-requisitos
- Possuir conta de relacionamento no Connectcont (link para uma nova aba);
- Estar logado no sistema Contábil - Phoenix.
Quando posso substituir a ECD?
Atenção
Embora seja comum utilizar os termos “retificar ECD”, “retificação de ECD” ou “corrigir a ECD”, o procedimento correto na ECD é chamado de substituição da ECD.
A ECD autenticada somente pode ser substituída quando apresentar erros que não possam ser corrigidos por meio de lançamento contábil extemporâneo, conforme o art. 8º da Instrução Normativa RFB nº 2.003/2021.
A substituição pode ser utilizada para corrigir determinados erros que não alteram os saldos contábeis, como:
- Erros no cadastro do plano de contas;
- Problemas na geração ou na interface das informações entre o sistema contábil e o PVA da ECD;
- Outras situações que se enquadrem nas regras de substituição.
Os erros que demandam alteração dos saldos das demonstrações contábeis devem ser corrigidos por meio de lançamento contábil extemporâneo, não sendo permitida a substituição da ECD nesses casos.
Atenção
A substituição da ECD possui prazo. De acordo com o Manual da ECD, ela pode ser realizada até o fim do prazo de entrega da ECD referente ao ano-calendário subsequente.
Como substituir a ECD
Primeiramente, certifique-se de que você atende aos Pré-requisitos citados anteriormente. Caso sim, prossiga com a leitura abaixo:
Após verificar que a situação se enquadra nas regras de substituição da ECD, siga o passo a passo abaixo para gerar a nova escrituração:
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Passo 1: Acesse o menu Auxiliar > Ativar empresa. Informe a Data dentro do ano-calendário da ECD que será substituída, o Apelido da empresa e clique em Ativar.
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Passo 2: Acesse o menu SPED > Central de comunicação > aba ECD > Configurar empresa. Para abrir as configurações, clique no botão Alterar configurações (no canto inferior direito) ou dê um duplo clique sobre o apelido da empresa.
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Passo 3: Configure os dados da ECD substituta:
- Número de ordem do livro: altere o número de ordem apenas se a ECD original tiver sido transmitida com o número incorreto. O número de ordem não precisa ser sequencial, mas não pode existir outro livro na base da Receita Federal com o mesmo número.
- Finalidade da escrituração: selecione a opção Substituta.
- HASH da escrituração substituída: informe o código HASH (composto por 40 caracteres hexadecimais), localizado no recibo de entrega da ECD original.
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Passo 4: Preencha o registro J801 – Termo de verificação para fins de substituição da ECD, que é habilitado automaticamente após selecionar a finalidade como Substituta:
- Acesse a aba Bloco J e localize o registro J801;
- Clique no botão Copiar modelo para utilizar o modelo disponibilizado pela Contmatic;
- Preencha o documento detalhando o motivo da substituição e salve-o no formato RTF;
- Clique em Anexar e selecione o arquivo salvo.
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Passo 5: No registro J801, informe o contador responsável (que será transportado para o registro J932) e o auditor independente (caso exista). Em seguida, selecione o código do motivo da substituição, confirme o anexo clicando no ícone verde e clique em Gravar.
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Passo 6: Acesse a aba Verificar/Gerar, realize as validações do sistema e gere o novo arquivo da ECD substituta para posterior validação e transmissão no PVA do SPED Contábil.
Atenção – Importação no PVA
Se a ECD original estiver importada no PVA do SPED e você tentar importar a ECD substituta utilizando o mesmo número de ordem, o validador informará que já existe uma escrituração com esse número. Nesse caso, exclua a ECD original do PVA antes de realizar a importação da ECD substituta.
Legislação
"Art. 8º da Instrução Normativa RFB nº 2.003/2021 e Manual de Orientação do Leiaute da ECD (tópico Substituição da ECD)."
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