Resumo:
O artigo orienta sobre a habilitação de empresas no eSocial pelo sistema Folha, destacando a necessidade de revisar dados cadastrais e tributários, conferir eventos S-1000, S-1005 e S-1020, e importar matrículas e recibos (S-2200 e S-2300) para evitar duplicidades.
Explica o procedimento no sistema, incluindo configuração do ambiente, faixa de faturamento, início do eSocial, situação da empresa, sistema anterior e método de geração do XML, finalizando com a geração dos eventos iniciais para envio ao governo.
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🎯 Pré-requisitos
- Possuir conta de relacionamento no Connectcont (link para uma nova aba);
- Efetuar o login no sistema Folha (link para uma nova aba).
Após o processo inicial de cadastro da empresa no sistema, é indispensável realizar a habilitação, permitindo que as informações trabalhistas sejam enviadas ao ambiente do governo por meio do sistema Folha.
Neste artigo trataremos da empresa que já foi anteriormente habilitada no eSocial por outro escritório contábil.
Por esse motivo, recomenda-se verificar cuidadosamente os dados da empresa antes de iniciar o processo de habilitação e envio dos eventos.
Conferência obrigatória antes de habilitar empresa
Antes de realizar a habilitação da empresa no eSocial, revise cuidadosamente as principais informações cadastrais e tributárias.
- Datas de início das atividades;
- Grupos de obrigatoriedade no eSocial (1º, 2º, 3º ou 4º grupo), utilize o artigo Como consultar a minha obrigatoriedade e grupo de envio no eSocial? (link para uma nova aba).
- Classificação tributária
- Dados de CNAE, alíquotas, RAT e FAP e entre outras informações.
S-1000 – Cadastro da empresa dentro do eSocial
O evento S-1000 – Informações do Empregador/Contribuinte no eSocial é responsável por registrar os dados cadastrais e tributários da empresa no ambiente nacional.
É por meio dele que identificamos:
- Data de início da obrigatoriedade / habilitação da empresa;
- Classificação tributária informada no eSocial;
- Demais dados cadastrais do empregador.
Para consultar, siga os passos abaixo:
- Acesse o menu Empregador/Contribuinte;
- Clique em Dados do Empregador/Contribuinte;
- Clique em Consultar Histórico;
- Selecione a 1ª competência exibida para abrir os detalhes do cadastro.
S-1005 – Cadastro do RAT e do FAP
O evento S-1005 – Tabela de Estabelecimentos/Obras no eSocial é responsável por registrar as informações tributárias de cada estabelecimento da empresa.
Nesse evento que identificamos:
- RAT (Risco Ambiental do Trabalho);
- FAP (Fator Acidentário de Prevenção);
- Dados do estabelecimento vinculados ao CNPJ;
Para consultar, siga o passo a passo abaixo:
- Acesse o menu Empregador/Contribuinte;
- Clique em Tabelas;
- Selecione Estabelecimentos/Obras (S-1005);
- Informe a inscrição (CNPJ) do estabelecimento;
- Clique em Pesquisar.
S-1020 – Lotações Tributárias
O evento S-1020 – Tabela de Lotações Tributárias no eSocial é responsável por definir os parâmetros de enquadramento previdenciário da empresa.
É neste evento que são informados:
- FPAS;
- CNAE preponderante;
- Código de Terceiros (Sistema S e outras entidades);
- Demais dados que influenciam diretamente no cálculo das contribuições previdenciárias.
Para consultar, siga o passo a passo:
- Acesse o menu Empregador/Contribuinte;
- Clique em Tabelas;
- Selecione Lotações Tributárias (S-1020);
- No campo Pesquisa, digite 1;
- Clique em Pesquisar.
Importação de matrículas e recibos (S-2200 e S-2300)
Além das conferências dos eventos S-1000, S-1005 e S-1020 no eSocial, é crucial inserir no sistema as matrículas e os recibos já sincronizados dos seguintes eventos:
- S-2200 – Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão;
- S-2300 – Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário.
Essa etapa é indispensável quando a empresa está vindo de outro escritório contábil, evitando:
- Duplicidade no envio dos eventos;
- Rejeição por evento já existente na base do governo;
- Inconsistência no histórico dos trabalhadores.
Para realizar corretamente esse procedimento, acesse o artigo: Como emitir a planilha de importação e importar protocolos e recibos já sincronizados no eSocial? (link para uma nova aba).
Esse processo garante que o sistema reconheça os eventos já transmitidos anteriormente.
Após a verificação e validação de todas essas informações e estando a base cadastral devidamente alinhada com o que consta no eSocial basta seguir os procedimentos internos do sistema para realizar a habilitação da empresa.
Habilitando a empresa eSocial
Para realizar a habilitação da empresa dentro do sistema Folha, acesse o menu Integrações > eSocial > Central de comunicação.
Na aba Habilitar empresas eSocial, é possível acessar todas as informações para a inclusão dos dados cadastrais visando à habilitação da empresa.
Dentre os elementos mais importantes destaca-se o Status de habilitação:
- Vermelho: Empresa desabilitada para o eSocial;
- Verde: Empresa habilitada para o eSocial (produção oficial);
- Azul: Empresa habilitada para o eSocial (produção restrita).
Passo 1: Para habilitar a empresa no eSocial no ambiente de produção oficial, selecione a empresa de interesse e preencha os campos do identificador Configurações para habilitar empresa(s):
A) Identificação do ambiente: Selecione as opções de acordo com o perfil de habilitação:
- 1 - Produção oficial;
- 2 - Produção restrita.
B) Faixa de faturamento anual em 2016: Selecione as opções de acordo com a faixa de faturamento:
- 1 - Superior a 78 milhões;
- 2 - Igual ou inferior a 78 milhões.
C) Início eSocial: Insira a data de início eSocial de acordo com Cronograma de implantação (link para uma nova aba) ou início das atividades da empresa, caso seja posterior aos faseamentos do eSocial;
D) Situação empresa no eSocial: Selecione a opção de acordo com o perfil de habilitação:
- 1 - Sincronizada por outro sistema/contabilidade.
E) Sistema anterior (antigo): Selecione as opções de acordo com os sistemas utilizados anteriormente:
- 1 - Contmatic;
- 99 - Outros.
- Caso selecionada a opção 99 - Outros, é obrigatório o preenchimento do campo Início envio Contmatic.
F) Método de geração do XML: Selecione as opções de geração de cargas:
- 1 - Automático;
- 2 - Manual.
G) Prefixo: O prefixo é a identificação do seu escritório a partir do momento em que a empresa é habilitada no sistema Folha, no entanto, nesse caso, a empresa já foi sincronizada anteriormente no eSocial por outra contabilidade ou sistema de folha de pagamento. O prefixo deve conter até 8 caracteres contendo pelo menos duas letras e dois números.
Passo 02: Após o preenchimento dos dados, acione Habilitar.
Após a conclusão deste procedimento, o sistema Folha apresentará o status de processamento, indicando o resultado do processo de habilitação e informando que os eventos de carga inicial foram gerados e estão disponíveis para envio ao eSocial.
- Este procedimento gerará o gatilho dos eventos S-1000, S-1005, S-1010 e S-1020;
Concluído o processamento de habilitação da empresa, e não havendo erros fatais, a mesma estará apta para utilização e para o envio das informações à plataforma governamental.
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