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Configuração da integração contábil em sistemas Contmatic

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Ícone com retângulo e círculo verdes representando o produto Folha de Pagamento.

🎯 Pré-requisitos

 

 

1️⃣ Conferindo a existência de um plano de contas no sistema Contábil...

 

01. Antes de iniciar a configuração da integração contábil, verifique se a sua empresa possui um plano de contas cadastrado no sistema Contábil, uma vez que a criação, definição e vinculação do plano de contas são realizadas exclusivamente nesse módulo. Para isso:

  • Acesse o menu: Cadastros → Empresas → Cadastro;
  • Clique na aba Contabilidade;
  • Localize o campo Plano de contas contábil.

Tela de cadastro de empresa no sistema Contábil. Destaca-se o campo Plano de contas contábil e seu histórico.

02. Se o plano de contas estiver devidamente cadastrado, prossiga com as configurações no sistema Folha. Caso contrário, consulte a documentação sobre como realizar o cadastro do plano de contas no módulo Contábil (link para uma nova aba).

 

2️⃣ Configurando a integração contábil no sistema Folha...

 

Para configurar a integração contábil, se certifique que você atende aos Pré-requisitos citados anteriormente. Caso sim, prossiga com os passos abaixo:

 

01. Acesse o menu Arquivos → Empresas → Empresa.

A) Aba Folha:

No quadro Integração contábil, preencha os campos:

  • Tipo plano:
    • 1 - Geral: É único para todas as empresas;
    • 2 - Individual: É único para essa empresa.
  • Divisão: Definirá se a integração será por:
    • 1 - Empresa;
    • 2 - Local;
    • 3 - Depto;
    • 4 - Setor;
    • 5 - Seção. 
  • Pl. terceiros: Essa opção será habilitada apenas quando não houver o sistema Contábil instalado em seu servidor. Dessa forma, será possível realizar a integração contábil com softwares terceiros.

Aba Folha da tela de cadastro de empresas no sistema Folha. Exibe os identificadores CAGED, RAIS e Integração contábil. Possui campos para preenchimento do Tipo de plano, Divisão, Pl. terceiros, etc.

B) Aba Contabilidade:

  • Nesta aba será exibido o plano de contas vinculado à empresa.

Aba Contabilidade da tela de cadastro de empresas no sistema Folha. Possui campos para preenchimento dos dados de Definições e Registro da constituição da empresa. Há um push de histórico de plano de contas em sobreposição.

02. Acesse o menu Arquivos → Parâmetros por empresa.

A) Aba Integração contábil: Preencha os campos:

  • Tipo lançamento: Define se o lançamento será:

    • 1 - Simples: Um débito para um crédito;

    • 2 - Múltiplos: Vários débitos para vários créditos.

  • Forma lançamento: Informe se a conta será do tipo:

    • 1 - Conta analítica;

    • 2 - Conta reduzida.

  • Ao alterar o tipo de lançamento de múltiplos para simples, é necessário acessar a configuração dos eventos e informar manualmente as contas de partida e contrapartida para aqueles eventos que, em razão da mudança, permaneceram sem a devida vinculação contábil.

Tela de Parâmetros por empresa do sistema Folha. Destacam-se os campos Tipo lançamento e Forma lançamento.

03. Acesse o menu Arquivos → Configuração da integração contábil.

A) Quadro Definições da empresa:

Preencha os campos:

  • Plano contas: Este campo será preenchido automaticamente com o número do plano de contas definido no cadastro da empresa ativa;
  • Plano centro de custo: Será preenchido automaticamente com o número do plano de centro de custo vinculado ao plano de contas da empresa ativa, desde que o sistema Contábil esteja disponível;
  • Pl. contas integrável: Este campo será preenchido automaticamente com a opção individual ou geral, conforme configurado na aba Folha, campo Pl. contas int., do cadastro da empresa ativa;
  • Destino integração: Será preenchido automaticamente com a opção Contábil Phoenix, quando for utilizado o sistema Contábil da Contmatic, ou com Contábil terceiros, quando não houver essa utilização.

B) Quadro Configurações:

Preencha os campos:

  • Tipo: Selecione entre as opções:
    • 1 - Eventos;
    • 2 - Encargos;
    • 3 - Provisão férias;
    • 4 - Provisão 13º salário;
    • 5 - Encargos gerais.

C) Quadro Lançamentos:

Preencha os campos:

  • Eventos: Este campo será preenchido com os códigos correspondentes aos eventos, encargos, provisão de férias, provisão de 13º salário ou encargos gerais, de acordo com o tipo de configuração previamente selecionado;
  • Partida: Campo preenchido com a conta de partida;
  • Contrapartida: Neste campo constará a conta de contrapartida;
  • Histórico padrão: Este campo será preenchido com o histórico padrão.

Tela de configuração da integração contábil no sistema Folha. Destacam-se os campos Plano contas, Pl. contas integrável, Tipo e o quadro de Lançamentos com campos relacionados à Evento, Partida, Contra partida, Histórico padrão e Complemento histórico.

D) Complemento histórico:

  • Este campo será preenchido com o complemento do histórico, permitindo a seleção de variáveis que representam o dia e o mês em que a integração está sendo executada. Veja a seguir:
Variável Funcionalidade
Dia_Integração Selecionando essa variável carregará o dia (DD) da integração.
Mês_Integração Selecionando essa variável carregará o mês (MM) da integração.
DiaMês_Integração Selecionando essa variável carregará o dia/mês (DD/MM) da integração.
MêsAno_Integração Selecionando essa variável carregará o mês/ano (MM/AA) da integração.
CodEvento_Integração Selecionando essa variável carregará o Código evento.
DescEvento_Integração Selecionando essa variável carregará o Descrição do evento.

 

3️⃣ Executando a integração contábil...

 

🚩 Alerta

  • Antes de efetivar o processo de integração, é imprescindível que as rotinas de rescisão, férias e folha de pagamento do mês estejam devidamente calculadas e que o período correspondente esteja encerrado no sistema.

Para executar a integração contábil, prossiga com os passos abaixo:

 

🔹 Menu

  • Passo 1: Acesse o menu Integrações > Integração contábil.

a. Quadro Empresa

  • Passo 1: Escolha se a integração realizada será:
    • Ativa: A integração será realizada para a empresa ativa;
    • Fila: É necessário selecionar a fila; o quadro Definições exibirá a Competência e o Status da fila escolhida.

Menu Integrações do sistema Folha. Destacam-se a opção Integração contábil e o quadro Empresa com as opções Ativa e Fila.

b. Quadro Empregados

  • Passo 1: Escolha se a integração contemplará as folhas de:
    • Funcionários;
    • Sócios;
    • Autônomos/cooperados.
  • Passo 2: Acione o botão Integrações realizadas para consultar os meses em que foram efetivadas integrações no sistema.

Quadro Empregados com as opções Funcionários, Sócios e Autônomos/cooperados. Do lado direito possui o botão Integrações realizadas.

c. Quadro Integrar

  • Passo 1: Selecione quais informações serão integradas:
    • Considerar encargos gerais;
    • Pagamento;
    • Pagamento complementar;
    • Adiantamento;
    • 13º Salário:
      • 1ª parcela;
      • 2ª parcela.
    • Participação nos lucros;
    • Provisões férias/13º salário.
  • Passo 2: Ao selecionar qualquer uma dessas opções, será habilitado o campo correspondente à data de quitação/pagamento, que, por padrão, trará preenchido o último dia do mês vigente;
  • Passo 3: Clique em Gerar;
  • Passo 4: Os dados a serem integrados serão exibidos no quadro Lançamentos.

Quadro Integrar com opções referente às integrações. Possui os botões Gerar e Leia-me.

  • Passo 5: Se desejar gerar um arquivo de texto referente à integração, marque a opção Exportar para arquivo texto;
  • Passo 6: Selecione se o Tipo de exportação será Sintética ou Analítica;
  • Passo 7: Escolha se e o arquivo será gerado com o layout Novo ou Antigo;
  • Passo 8: O campo Pasta definirá o diretório onde o arquivo será salvo;
  • Passo 9: Confira as configurações e clique em Exportar para gerar o arquivo de integração.

Opções de exportação para arquivo texto. Permite escolher entre os Tipos de exportação Sintético e Analítico e entre os Layouts Novo e Antigo.

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