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NFS-e e recibos

Maria das Graças P. Rariz Godinho
Maria das Graças P. Rariz Godinho
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  • ✔ Atualizado em:

Resumo:

O artigo detalha o processo de emissão, edição, exclusão, cancelamento, consulta, envio por e-mail, exportação, visualização e impressão de Notas Fiscais de Serviços Eletrônicas (NFS-e) e recibos no sistema Gestão do Escritório. Explica os pré-requisitos, navegação no menu, preenchimento dos formulários, e uso de filtros para gerenciamento dos documentos, incluindo ações em lote e requisitos para cada status.

Ícone quadrado com gráfico sobreposto em tons de roxo e representando o produto Gestão do Escritório.

🎯 Pré-requisitos

 

 

⚙️ Notas fiscais

 

Este artigo apresenta o passo a passo para emissão de NFS-e e recibos no sistema Gestão do Escritório, se certifique que você atende aos Pré-requisitos citados anteriormente. Caso sim, prossiga com os passos abaixo:

 

⚙️ Menu

  • Acesse o menu Serviços;
  • Clique em NFS-e e recibos.

Tela principal do módulo 'Serviços', destacando o menu lateral 'Serviços' e a opção 'NFS-e e recibos'.

 

⚙️ NFS-e e recibos – Notas fiscais

  • Acione a aba Notas fiscais;
  • Clique em + Nova nota fiscal.

Tela 'Notas fiscais de serviço', com a aba 'Notas fiscais' selecionada e o botão '+ Nova nota fiscal' em destaque.

 

⚙️ NFS-e e recibos – Notas fiscais

Quatro menus serão exibidos com campos para preenchimento:

  • Dados;
  • Itens de serviço;
  • Pagamento: Caso deseje gerar o financeiro, selecione a condição de pagamento desejada:
    • À vista;
    • Parcelado/a prazo: Ao optar por esta condição, clique em Gerar parcelas para que o sistema efetue o desdobramento correspondente.
  • Totais da NFS-e.

Todos os campos de preenchimento obrigatório estarão sinalizados com um asterisco vermelho (*).

Seção 'Pagamento' da nota fiscal, destacando a 'Condição de pagamento' Parcelado e o botão 'Gerar parcelas'.

  • Após o preenchimento dos menus, clique em Salvar e transmitir;
  • Se tudo correr bem, a mensagem "Eba! 1 Nota(s) fiscal(is) autorizada(s) com sucesso!" será exibida em tela;
  • É possível baixar o arquivo .xml e enviá-lo para o e-mail configurado juntamente com o link da nota fiscal.

Tela 'Nova nota fiscal de serviço', com foco na seção 'Totais da NFS-e' e no botão 'Salvar e transmitir'.

 

🟰 Detalhes do RPS

  • Acesse o menu Serviços → NFS-e e recibos → Notas fiscais;
  • Localize a nota fiscal de interesse utilizando os filtros disponíveis:
    • Digitadas;
    • Autorizadas;
    • Canceladas;
    • Rejeitadas;
    • Em processamento.
  • Ao final do registro, acione o botão Detalhes, representado por Três barras horizontais.

Listagem de Notas fiscais de serviço, destacando o resumo '2 Digitadas' e o ícone de 'mais opções' de um RPS.

  • As seguintes informações podem ser consultadas:
    • NFS-e nº;
    • Código de verificação;
    • Regime especial;
    • Ambiente;
    • Local da prestação;
    • Construção civil;
    • Atividade.

Detalhes do RPS nº 6 exibidos em um painel lateral, mostrando campos como 'Código de verificação' e 'Regime especial'.

 

📝 Edição de notas fiscais

  • Acesse o menu Serviços → NFS-e e recibos → Notas fiscais;
  • Localize a nota fiscal de interesse utilizando os filtros disponíveis:
    • Digitadas;
    • Autorizadas;
    • Canceladas;
    • Rejeitadas;
    • Em processamento.
  • Ao final do registro, acione o botão Editar, representado por um Lápis.

Listagem de Notas fiscais de serviço, destacando o resumo '3 Digitadas' e o ícone 'Editar' (lápis) de um RPS.

  • O formulário de cadastro será exibido com todas as informações preenchidas anteriormente;
  • Todos os campos de preenchimento obrigatório estarão sinalizados com um asterisco vermelho (*);
  • Atualize as informações que desejar;
  • Clique em Salvar e transmitir.

Tela 'Editar nota fiscal de serviço', destacando as seções de dados da nota e o botão 'Salvar e transmitir'.

 

❌ Exclusão de notas fiscais

  • Acesse o menu Serviços → NFS-e e recibos → Notas fiscais;
  • Localize a nota fiscal de interesse utilizando os filtros disponíveis:
    • Digitadas;
    • Autorizadas;
    • Canceladas;
    • Rejeitadas;
    • Em processamento.
  • Ao final do registro, acione o botão Excluir, representado por uma Lixeira.

Listagem de Notas fiscais de serviço, destacando o resumo '3 Digitadas' e o ícone 'Excluir' (lixeira) de um RPS.

  • A seguinte mensagem será exibida: "Excluir RPS: Tem certeza que deseja excluir o RPS de número ' '?. Esta ação não poderá ser desfeita."; 
  • Clique em Excluir;
  • Esse processo não poderá ser revertido e a ordem de serviço será removida do sistema de forma permanente.

Modal de confirmação 'Excluir RPS', com a mensagem de alerta e o botão de ação 'Excluir' destacado.

 

➕ Mais ações de notas fiscais

  • Acesse o menu Serviços → NFS-e e recibos → Notas fiscais;
  • Localize a nota fiscal de interesse utilizando os filtros disponíveis:
    • Digitadas;
    • Autorizadas;
    • Canceladas;
    • Rejeitadas;
    • Em processamento.
  • Ao final do registro, acione o botão Mais ações, representado por Três pontos e exibindo as seguintes ações:
📤 Exportar

 

  • Acione o botão Exportar.

Tela de Notas fiscais de serviço destacando o menu de opções de uma nota e o botão 'Exportar'.

  • Clique no formato desejado:
    • .csv;
    • .xlsx.

Modal 'Exportar registros' na tela de Notas fiscais de serviço, com destaque para as opções de formato 'CSV' e 'XLSX'.

  • A mensagem "Eba! Registro exportado com sucesso!" será exibida;
  • Selecione o diretório de armazenamento do arquivo;
  • Clique em Salvar.

Tela 'Salvar como' para exportar a nota fiscal, destacando o botão 'Salvar' e a mensagem de sucesso 'Registro exportado com sucesso!'.

📌 Exportação em lote

  • Selecione as notas fiscais de interesse;
  • Clique em Mais ações;
  • Acione Exportar;
  • Escolha o formato do arquivo: .csv ou .xlsx;
  • Selecione o diretório de armazenamento do arquivo;
  • Acione o botão Salvar.

 

❌ Cancelar

 

O cancelamento de uma NFS-e será permitido apenas quando o status estiver definido como "Autorizadas".

  • Clique em Cancelar.

Tela de Notas fiscais de serviço destacando o menu de opções de uma nota autorizada e a opção 'Cancelar'.

  • Os dados da nota a ser cancelada serão exibidos, clique em Enviar cancelamento;
  • O sistema cancelará a nota fiscal junto a prefeitura e atualizará o status da nota para "Cancelado";
  • Caso a nota fiscal possua dados de pagamento, o sistema também cancelará os registros financeiros.

Modal 'Cancelar NFS-e' exibindo os dados da nota selecionada e destacando o botão 'Enviar cancelamento'.

📌 Cancelamento em lote

  • Selecione as notas fiscais de interesse;
  • Acione Cancelar;
  • Clique em Enviar cancelamento.

 

🔎 Consultar

 

A consulta de uma NFS-e será permitida apenas quando o status estiver definido como "Autorizadas", "Canceladas" ou "Em processamento".

  • Clique em Consultar;
  • O sistema exibirá a mensagem: "Eba! 1 Nota(s) fiscal(s) consultada(s) com sucesso";
  • Ao realizar a consulta de notas, o status da nota será atualizado caso esteja divergente da base de dados da prefeitura.

Tela de Notas fiscais de serviço destacando o menu de opções de uma nota autorizada e a opção 'Consultar'.

📌 Consulta em lote

  • Selecione as notas fiscais de interesse;
  • Clique em Mais ações;
  • Acione Consultar.

 

📑 Copiar

 

  • Clique em Copiar.

Tela de Notas fiscais de serviço destacando o menu de opções de uma nota digitada e a opção 'Copiar'.

  • Um registro exatamente igual será exibido em tela;
  • Se necessário, altere os campos de interesse;
  • Acione o botão Salvar e transmitir para confirmar a cópia do registro.

Tela 'Editar nota fiscal de serviço' na seção 'Totais da NFS-e', destacando o botão 'Salvar e transmitir'.

 

➡️ Transmitir

 

Tela de Notas fiscais de serviço destacando o menu de opções de uma nota digitada e a opção 'Transmitir'.

📌 Transmissão em lote

  • Selecione as notas fiscais de interesse;
  • Acione Transmitir.

 

📧 Enviar por e-mail

 

O envio de uma NFS-e por e-mail será permitido apenas quando o status estiver definido como "Autorizadas" ou "Canceladas".

  • Clique em Enviar por e-mail.

Tela de Notas fiscais de serviço destacando o menu de opções de uma nota autorizada e a opção 'Enviar por email'.

  • Preencha o campo Para com os endereços de e-mail de interesse;
  • Se preferir, informe o CC ou Informações complementares;
  • Clique em Enviar.

Tela de envio de nota fiscal por e-mail, destacando os campos de destinatário, informações e os botões de pré-visualizar e enviar.

📌 Enviar por e-mail em lote

  • Selecione as notas fiscais de interesse;
  • Acione Mais ações;
  • Clique em Enviar por e-mail;
  • Confirme a ação clicando em Enviar.

 

< > Xml

 

O download do arquivo .xml será permitido apenas quando o status estiver definido como "Autorizadas", "Canceladas" ou "Rejeitadas".

  • Clique em Xml.

Menu de opções de uma nota fiscal autorizada, destacando a ação 'Xml' para download do arquivo.

📌 Emissão de .xml em lote

  • Selecione as notas fiscais de interesse;
  • Acione Mais ações;
  • Clique em Xml.

 

🧾 Visualizar NFS-e

 

A visualização da NFS-e será permitida apenas quando o status estiver definido como "Autorizadas".

  • Clique em Visualizar NFS-e.

Menu de opções de uma nota fiscal, evidenciando a ação 'Visualizar NFS-e' para consulta do documento.

 

🖨️ Imprimir RPS

 

  • Clique em Imprimir RPS.

Menu de opções de uma nota fiscal com status 'Digitada', destacando a ação 'Imprimir RPS'.

  • O sistema exibirá a nota fiscal em formato .pdf.

Modelo de documento 'Recibo Provisório de Serviços - RPS' exibindo os dados da prestação do serviço e os valores.

📌 Impressão em lote

  • Selecione as notas fiscais de interesse;
  • Acione Mais ações;
  • Clique em Imprimir RPS;
  • O sistema exibirá as notas fiscais em formato .pdf.

 

⚙️ Recibos de serviços

 

Para emitir recibos de serviços, prossiga com os passos abaixo:

 

⚙️ Menu

  • Acesse o menu Serviços;
  • Clique em NFS-e e recibos.

Tela principal do módulo 'Serviços', destacando o menu lateral 'Serviços' e a opção 'NFS-e e recibos'.

 

⚙️ NFS-e e recibos – Recibos de serviços

  • Acione a aba Recibos de serviços;
  • Clique em + Novo recibo de serviço.

Acesso à tela de Recibos de serviço, destacando a aba da funcionalidade e o botão 'Novo recibo de serviço'.

 

⚙️ NFS-e e recibos – Recibos de serviços

Quatro menus serão exibidos com campos para preenchimento:

  • Dados;
  • Itens de serviço;
  • Pagamento: Caso deseje gerar o financeiro, selecione a condição de pagamento desejada:
    • À vista;
    • Parcelado/a prazo: Ao optar por esta condição, clique em Gerar parcelas para que o sistema efetue o desdobramento correspondente.
  • Valor total do recibo de serviço.

Todos os campos de preenchimento obrigatório estarão sinalizados com um asterisco vermelho (*);

Configuração de pagamento parcelado, destacando a seleção da condição e o botão 'Gerar parcelas'.

  • Após o preenchimento dos menus, clique em Salvar.
  • Se tudo correr bem, a mensagem "Eba! Registro salvo com sucesso!" será exibida em tela.

Tela de criação de 'Novo recibo', destacando as seções de preenchimento de dados e o botão 'Salvar' ao final.

 

📝 Edição de recibos de serviços

  • Acesse o menu Serviços → NFS-e e recibos → Recibos de serviços;
  • Localize o recibo de serviço de interesse utilizando os filtros disponíveis:
    • Faturados;
    • Cancelados.
  • Ao final do registro, acione o botão Editar, representado por um Lápis.

Tela de gerenciamento de Recibos de serviço, com foco nos cards de totais e no ícone para 'Editar' um recibo.

  • O formulário de cadastro será exibido com todas as informações preenchidas anteriormente;
  • Todos os campos de preenchimento obrigatório estarão sinalizados com um asterisco vermelho (*);
  • Atualize as informações que desejar;
  • Clique em Salvar.

Tela de 'Editar recibo', destacando os campos de valores que podem ser alterados e o botão 'Salvar' para confirmar as mudanças.

 

❌ Exclusão de recibos de serviços

  • Acesse o menu Serviços → NFS-e e recibos → Recibos de serviços;
  • Localize o recibo de serviço de interesse utilizando os filtros disponíveis:
    • Faturados;
    • Cancelados.
  • Ao final do registro, acione o botão Excluir, representado por uma Lixeira.

Tela Recibos de serviço, destacando o ícone 'Excluir' em um item da lista e os totais de recibos faturados e cancelados.

  • A seguinte mensagem será exibida: "Excluir recibo: Tem certeza que deseja excluir o recibo de serviço de número ' '?. Esta ação não poderá ser desfeita."; 
  • Clique em Excluir;
  • Esse processo não poderá ser revertido e a ordem de serviço será removida do sistema de forma permanente.

Modal 'Excluir Recibo' com o botão 'Excluir' destacado, confirmando a remoção do item.

 

➕ Mais ações de recibos de serviços

  • Acesse o menu Serviços → NFS-e e recibos → Recibos de serviços;
  • Localize o recibo de serviço de interesse utilizando os filtros disponíveis:
    • Faturados;
    • Cancelados.
  • Ao final do registro, acione o botão Mais ações, representado por Três pontos e exibindo as seguintes ações:
📑 Copiar

 

  • Clique em Copiar.

Tela Recibos de serviço, com o menu de opções de um item aberto, destacando a ação 'Copiar'.

  • Um registro exatamente igual será exibido em tela;
  • Se necessário, altere os campos de interesse;
  • Acione o botão Salvar para confirmar a cópia do registro.

Tela de edição de recibo de serviço, com a seção 'Valor total do recibo de serviço' e o botão 'Salvar' destacado.

 

🖨️ Imprimir

 

  • Clique em Imprimir.

Tela Recibos de serviço, com o menu de opções de um item aberto, destacando a ação 'Imprimir'.

  • O sistema exibirá o recibo de serviços em formato .pdf.

Modelo de 'Recibo de serviço' gerado para impressão, detalhando dados da prestação, itens e valores.

📌 Impressão em lote

  • Selecione os recibos de serviços de interesse;
  • Acione Mais ações;
  • Clique em Imprimir;
  • Acione o botão Imprimir novamente;
  • O sistema exibirá os recibos de serviços em formato .pdf.

 

❌ Cancelar

 

  • Clique em Cancelar.

Tela Recibos de serviço, com o menu de opções de um item aberto, destacando a ação 'Cancelar'.

  • Os dados do recibo a ser cancelado serão exibidos, clique em Enviar cancelamento.

Modal 'Cancelar recibo de serviço', exibindo o recibo selecionado, um campo de justificativa e o botão 'Enviar cancelamento' destacado.

📌 Cancelamento em lote

  • Selecione os recibos de serviços de interesse;
  • Acione Cancelar;
  • Clique em Enviar cancelamento.

 

📤 Exportar

 

  • Acione o botão Exportar.

Tela Recibos de serviço, com o menu de opções de um item aberto, destacando a ação 'Exportar'.

  • Clique no formato desejado:
    • .csv;
    • .xlsx.

Modal 'Exportar registros' exibindo as opções de formato para exportação, com 'CSV' e 'XLSX' destacados.

  • A mensagem "Eba! Registro exportado com sucesso!" será exibida;
  • Selecione o diretório de armazenamento do arquivo;
  • Clique em Salvar.

Janela 'Salvar como' sobreposta à tela Recibos de serviço, destacando o botão 'Salvar' e a notificação 'Registro exportado com sucesso!'.

📌 Exportação em lote

  • Selecione os recibos de serviços de interesse;
  • Clique em Mais ações;
  • Acione Exportar;
  • Escolha o formato do arquivo: .csv ou .xlsx;
  • Selecione o diretório de armazenamento do arquivo;
  • Acione o botão Salvar.

 

📧 Enviar por e-mail

 

  • Clique em Enviar por e-mail.

Tela Recibos de serviço, com o menu de opções de um item aberto, destacando a ação 'Enviar por e-mail'.

  • Preencha o campo Para com os endereços de e-mail de interesse;
  • Se preferir, informe o CC ou Informações complementares;
  • Clique em Enviar.

Modal 'Enviar por e-mail' sobreposta à tela de Recibos de serviço, exibindo os campos de envio e o botão 'Enviar' destacado.

📌 Enviar por e-mail em lote

  • Selecione os recibos de serviços de interesse;
  • Acione Mais ações;
  • Clique em Enviar por e-mail;
  • Confirme a ação clicando em Enviar.

 

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