Folha | Importação da planilha de apontamentos

🎯 Pré-requisitos

• Possuir conta de relacionamento no Connectcont (link para uma nova aba);
• Efetuar o login no sistema Folha (link para uma nova aba). 

Introdução

Antes de calcular a folha de pagamento, PLR, férias e rescisões, é necessário efetuar os lançamentos dos eventos. O sistema Folha oferece diferentes formas de lançamento, incluindo lançamentos de eventos manuais, eventos automáticos, planilha de apontamentos e importação de ponto eletrônico.

Este documento abordará especificamente o processo de emissão e importação da planilha de apontamentos.

Como gerar a planilha de apontamentos?

Primeiramente, se certifique que você atende aos Pré-requisitos citados anteriormente. Caso sim, prossiga com a leitura abaixo:

• Passo 1: Acesse o menu Relatórios;
  • Selecione Mensais;
  • Clique em Planilha de apontamento - Web.

• Passo 2: A tela Seleção da Planilha de apontamento será exibida.
  • No campo Tipo empregado, selecione a categoria dos indivíduos que serão incluídos na planilha:
    • Funcionários;
    • Sócios;
    • Autônomos;
    • Cooperados.
  • Em seguida, clique no botão correspondente à categoria selecionada e mova os registros desejados da lista à esquerda para a lista à direita. Somente os registros posicionados à direita serão considerados na geração da planilha.
  • Caso deseje segmentar a planilha, utilize o quadro Quebra por e selecione uma das opções disponíveis:
    • Local;
    • Departamento;
    • Setor;
    • Seção.

• No quadro Ordenar por, defina a forma de organização dos registros:
  • Código;
  • Descrição.
• Após concluir as seleções, prossiga com a geração da planilha.

• Passo 3: É possível gerar a planilha sem eventos, permitindo a inserção manual de diferentes eventos para cada funcionário. Para isso, no quadro Tipo de relatório, selecione a opção Sem seleção de eventos. Dessa forma, o campo Qtde linhas será habilitado, permitindo que você defina o número de linhas para cada funcionário na planilha (a estrutura da planilha é baseada em linhas, e não em colunas);
• Se desejar que a planilha contenha eventos previamente selecionados, marque a opção Com seleção de eventos. Em seguida, no campo Lista de eventos, escolha os eventos desejados e mova-os da lista à esquerda para o campo Eventos selecionados, à direita;
• Caso queira que o salário dos funcionários seja exibido na planilha, selecione a opção Mostrar salário;
• Por fim, marque a opção Gerar para xls e clique em Imprimir para gerar o arquivo.

• Passo 4: A planilha será salva na pasta Scan, localizada no diretório onde o sistema Folha está instalado, no seguinte caminho:

\Scan\Contador\Empresa\ANO\MÊS\FOLHA\PLANILHA_APONTAMENTO

01. Ao gerar a planilha, há duas opções de Tipo de relatório:

• Com seleção de eventos: A planilha gerada apresentará os eventos previamente definidos, e será necessário preencher a coluna Ref./valor com o valor ou a referência correspondente a cada evento;
• Sem seleção de eventos: A planilha será gerada sem eventos pré-definidos, sendo necessário preencher a coluna Evento com o código do evento e a coluna Ref./valor com o valor ou a referência correspondente.

02. Orientações para o preenchimento das colunas:

• Evento: O código do evento deve ser composto por quatro dígitos. Caso o código tenha menos de quatro números, complete com zeros à esquerda. Exemplo: 
  • Para o evento de código 1, informe 0001;
  • Para o evento de código 82, informe 0082.
• Ref./valor: Ao registrar valores monetários ou unidades de tempo (horas e minutos), utilize sempre a vírgula como separador decimal. O uso do ponto, em vez da vírgula, resultará na importação incorreta dos dados pelo sistema. Exemplo:
  • Para uma comissão de R$ 200,50, informe 200,50;
  • Para 5 horas extras, informe 5,00.

Como realizar essa importação?

Após o preenchimento da planilha, será necessário importá-la para o sistema utilizando a ferramenta Robomatic (Automatização de Processos):

• Passo 1: Acesse o sistema Folha;
  • Localize o botão Robô e acione a seta ao lado;
  • Clique em Alimentar o robô.

• Passo 2: A tela Identificador de arquivos da Linha Phoenix deverá ser exibida;
  • Clique em Selecionar arquivos e busque o arquivo de ponto a ser importado;
  • Os campos abaixo deverão ser preenchidos automaticamente:
    • Sistema: Folha;
    • Tipo: Importação de lançamentos da planilha de apontamento (xls);
    • Empresa: Apelido da empresa;
    • Competência: Referente à competência do arquivo.
  • Acione Copiar arquivos.

• Passo 3: Acesse o menu Integrações:
  • Selecione Importação de dados;
  • Acione Lançamento de eventos;
  • Clique em Importar.

• Passo 4: A tela Importação de lançamentos de eventos será exibida:
  • Como o Robô foi devidamente configurado, o arquivo de ponto será direcionado para a pasta Scan, localizada no diretório onde o sistema Phoenix está instalado;
  • No cabeçalho dessa tela, serão exibidas as informações do arquivo, incluindo o local onde está salvo, sua origem e a competência a que se refere.

• Passo 5: Acione o botão Validar/importar:
  • No identificador Status da importação é possível acompanhar o andamento dessa importação;
  • Ao finalizar, uma mensagem de sucesso será exibida.

• Passo 6: Após a conclusão desse procedimento, acesse a tela de Lançamentos mensais e insira o código do funcionário;
  • Dessa forma, será possível visualizar os eventos importados do arquivo, identificados com a Origem do lançamento como Ponto eletrônico;
  • Após essa verificação, o cálculo da folha poderá ser realizado.