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Pré-requisitos
- Possuir conta de relacionamento no Connectcont (link para uma nova aba);
- Realizar a instalação do sistema Folha (link para uma nova aba);
- Efetuar o login no sistema Folha (link para uma nova aba).
Como gerar a planilha de apontamentos?
Antes de calcular a folha de pagamento, PLR, férias e rescisões, é necessário efetuar os lançamentos dos eventos. O sistema Folha oferece diferentes formas de lançamento, incluindo lançamentos de eventos manuais, eventos automáticos, planilha de apontamentos e importação de ponto eletrônico.
Este documento abordará especificamente o processo de emissão e importação da planilha de apontamentos. Primeiramente, se certifique que você atende aos Pré-requisitos citados anteriormente. Caso sim, prossiga com os passos abaixo:
- Acesse o menu Relatórios;
- Selecione Mensais;
- Clique em Planilha de apontamento - Web.
- A tela Seleção planilha apontamento deverá ser exibida;
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No identificador Tipo empregado, marque a categoria dos indivíduos que serão incluídos na planilha:
- Funcionários;
- Sócios;
- Autônomos;
- Cooperados.
- Ao lado de cada uma dessas opções, há botões com a mesma nomenclatura. Clique no botão correspondente à categoria selecionada e escolha quais pessoas deverão ser adicionadas à planilha, movendo-as da lista do lado esquerdo para o lado direito;
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Se desejar que a planilha seja segmentada, selecione uma das opções disponíveis no quadro Quebra por, como Local, Departamento, Setor ou Seção;
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Além disso, é possível definir a forma de organização da planilha, optando por Código ou Descrição no quadro Ordenar por.
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É possível gerar a planilha sem eventos, permitindo a inserção manual de diferentes eventos para cada funcionário. Para isso, no quadro Tipo de relatório, selecione a opção Sem seleção de eventos. Dessa forma, o campo Qtde linhas será habilitado, permitindo que você defina o número de linhas para cada funcionário na planilha (a estrutura da planilha é baseada em linhas, e não em colunas);
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Se desejar que a planilha contenha eventos previamente selecionados, marque a opção Com seleção de eventos. Em seguida, no campo Lista de eventos, escolha os eventos desejados e mova-os da lista à esquerda para o campo Eventos selecionados, à direita;
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Caso queira que o salário dos funcionários seja exibido na planilha, selecione a opção Mostrar salário;
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Por fim, marque a opção Gerar para xls e clique em Imprimir para gerar o arquivo.
01. A planilha será salva na pasta Scan, localizada no diretório onde o sistema Folha está instalado, no seguinte caminho:
\Scan\Contador\Empresa\ANO\MÊS\FOLHA\PLANILHA_APONTAMENTO
02. Ao gerar a planilha, há duas opções de Tipo de relatório:
- Com seleção de eventos: A planilha gerada apresentará os eventos previamente definidos, e será necessário preencher a coluna Ref./valor com o valor ou a referência correspondente a cada evento;
- Sem seleção de eventos: A planilha será gerada sem eventos pré-definidos, sendo necessário preencher a coluna Evento com o código do evento e a coluna Ref./valor com o valor ou a referência correspondente.
03. Orientações para o preenchimento das colunas:
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Evento: O código do evento deve ser composto por quatro dígitos. Caso o código tenha menos de quatro números, complete com zeros à esquerda. Exemplo:
- Para o evento de código 1, informe 0001;
- Para o evento de código 82, informe 0082.
-
Ref./valor: Ao registrar valores monetários ou unidades de tempo (horas e minutos), utilize sempre a vírgula como separador decimal. O uso do ponto, em vez da vírgula, resultará na importação incorreta dos dados pelo sistema. Exemplo:
- Para uma comissão de R$ 200,50, informe 200,50;
- Para 5 horas extras, informe 5,00.
- Todas as linhas da planilha devem estar corretamente preenchidas na coluna Ref./valor. Caso haja linhas sem preenchimento nessa coluna, a importação resultará em erro. Nessa situação, é necessário excluir as linhas incompletas antes de importar a planilha para o sistema. Além das informações mencionadas anteriormente, nenhuma outra linha ou coluna da planilha deve ser alterada, a fim de evitar erros no processo de importação.
Como realizar essa importação?
Após o preenchimento da planilha, será necessário importá-la para o sistema utilizando a ferramenta Robomatic (Automatização de Processos):
- Acesse o sistema Folha;
- Localize o botão Robô e acione a seta ao lado;
- Clique em Alimentar o robô.
- A tela Identificador de arquivos da Linha Phoenix deverá ser exibida;
- Clique em Selecionar arquivos e busque o arquivo de ponto a ser importado;
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Os campos abaixo deverão ser preenchidos automaticamente:
- Sistema: Folha;
- Tipo: Importação de lançamentos da planilha de apontamento (xls);
- Empresa: Apelido da empresa;
- Competência: Referente à competência do arquivo.
- Acione Copiar arquivos.
- Esses campos devem ser preenchidos automaticamente. Caso isso não ocorra, significa que o arquivo apresenta inconsistências. Mesmo que o usuário insira manualmente as informações nesses campos, não será possível enviá-las ao sistema.
- Acesse o menu Integrações;
- Selecione Importação de dados;
- Acione Lançamento de eventos;
- Clique em Importar.
- A tela Importação de lançamentos de eventos será exibida;
- Como o Robô foi devidamente configurado, o arquivo de ponto será direcionado para a pasta Scan, localizada no diretório onde o sistema Phoenix está instalado;
- No cabeçalho dessa tela, serão exibidas as informações do arquivo, incluindo o local onde está salvo, sua origem e a competência a que se refere.
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Acione o botão Validar/importar;
- No identificador Status da importação é possível acompanhar o andamento dessa importação;
- Ao finalizar, uma mensagem de sucesso será exibida.
- Após a conclusão desse procedimento, acesse a tela de Lançamentos mensais e insira o código do funcionário;
- Dessa forma, será possível visualizar os eventos importados do arquivo, identificados com a Origem do lançamento como Ponto Eletrônico;
- Após essa verificação, o cálculo da folha poderá ser realizado.
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