Neste tutorial, demonstraremos como parametrizar a integração automática entre os sistemas da Contmatic: Gestão do Escritório e o Contábil Phoenix.
Importante: Está em construção para que as nomenclaturas no processo de integração fiquem como “Simplifique/ Gestão do Escritório”.
Passo 1 – Habilitar empresa no Contador Online
O primeiro passo é habilitar a empresa no Contador Online.
Dica: Se a habilitação da empresa for apenas para Integração Gestão do Escritório, não se faz necessário a realização do cadastro do cliente pelo e-mail recebido.
Passo 2 – Sincronizar o plano de contas para o Contador Online
1. No Contábil Phoenix, ative a empresa no ano que desejar iniciar a integração com Simplifique, acesse o Sincronizar Registros, através do botão Notificações → Sincronizar Registros, disponíveis na tela principal:
2. Deixe marcada a opção Plano de Contas e clique em Sincronizar, serão gerados registros pendentes para envio no Sincronizador. Essa é a carga inicial, feita apenas no primeiro envio do plano, caso tenha alterações no plano posteriormente como alteração, inclusão e exclusão de contas, o registro alterado será criado automaticamente e enviado para o Contador Online, caso o plano de contas seja alterado dentro do Contábil deverá ser enviada a carga inicial do mesmo.
3. Acesse o sistema Sincronizador de Arquivos, através dos botões Notificações > Abrir o Sincronizador de arquivos, disponíveis na tela principal:
4. No Sincronizador de arquivos, selecione o status Pendentes e clique em pesquisar. Selecione todos os registros pendentes, clique em Sincronizar arquivos na opção Enviar selecionados:
Pronto, ao concluir a sincronização o plano de contas da empresa já constará na base de dados do Contador Online.
Obs.: Caso esteja configurado o envio/recebimento automático no Sincronizador, esses registros serão enviados conforme o tempo configurado, não sendo necessário o envio de forma manual.
Passo 3 – Criação do Vínculo entre Gestão do Escritório e Contábil (Linha Phoenix)
Com a empresa habilitada é necessário estabelecer o vínculo entre o Gestão do Escritório e Contábil:
1. No Gestão do Escritório, acessa o menu "Configurações > Integrações > Contábil Phoenix" e clique na opção "+Novo vínculo":
2. Na tela de cadastro do vínculo, informe o CPF ou CNPJ que deseja integrar. Após isso, selecione a opção correspondente aos dados do escritório contábil, marque a opção do sistema "Contábil" e salve:
3. Uma vez solicitado o vínculo, é necessário acessar o Painel de Controle do Connectcont (link para uma nova aba), realizar o login com usuário e acionar o menu "Vínculos Recebidos". Nesta tela será possível visualizar o vínculo solicitado pelo seu cliente através do Gestão do Escritório:
4. Através do botão "Editar", é possível visualizar os dados da empresa solicitante, indicar a respectiva empresa de sua base de dados cadastrada no sistema Phoenix e confirmar o Vínculo.
Pronto! O vínculo entre o Gestão do Escritório e o sistema Phoenix está ativo.
Este processo deve ser executado apenas uma vez para cada CNPJ que utiliza o Gestão do Escritório e deseja realizar a integração automática.
Passo 4 – Como efetuar a configuração das contas contábeis (De/Para)
1. No Contador Online (link para uma nova aba), acesse o menu “Integrações Configuração Contábil - Simplifique". Selecione a empresa que possui o vínculo com o Gestão do Escritório e o plano de contas vinculado ao Contábil Phoenix:
2. Na aba Definições gerais, informe o tipo de contabilização que será recebida no sistema contábil: Gerar os lançamentos de provisão e baixa contábil ou Gerar apenas lançamentos de baixa (sem provisão contábil):
3. Clique na aba Contas Contábeis Pendentes e configure as opções: Contas contábeis padrão, Contas Correntes, Categorias e Parceiros.
Obs.: a opção Parceiros só será apresentada quando o tipo de lançamento for “Gerar os lançamentos de provisão e baixa contábil”.
4. Clique em Configurar conta contábil, busque a conta contábil pelo número da conta, descrição da conta ou conta reduzida, e selecione a mesma. Pronto, a sua conta contábil será vinculada ao item do Gestão do Escritório:
Importante: Para geração dos lançamentos contábeis é obrigatório ter as contas contábeis cadastradas. Mantenha esses registros sempre preenchidos.
5. Uma vez configurada você poderá visualizar ou editar as contas contábeis, para isso clique na aba Contas Contábeis Configuradas, selecione a opção desejada, clique em editar e busque a conta contábil para selecionar:
Passo 5 – Como receber no Contábil Phoenix a movimentação financeira gerada pelo Gestão do Escritório
Uma vez configurado o vínculo e as contas contábeis, conforme vimos nos passos anteriores, as movimentações financeiras geradas pelo sistema Gestão do Escritório serão enviadas automaticamente ao Contábil Phoenix através do Sincronizador de Arquivos e para recebê-las e importá-las para sua escrituração contábil, siga os passos abaixo:
1. No Contábil Phoenix, acesse o sistema Sincronizador de Arquivos, através dos botões Notificações > Abrir o Sincronizador de arquivos, disponíveis na tela principal:
2. Insira seu login e senha para acesso.
3. Na tela principal do Sincronizador, utilize as opções Sincronizar arquivos em seguida Enviar/Receber Todos ou Receber selecionados. Os registros de movimentação enviados pelo Gestão do Escritório aparecerão no grid da tela principal do Sincronizador e também no Contábil Phoenix no painel de Notificações:
5. Ative a empresa no mesmo ano da movimentação financeira, clique em Notificações e com duplo clique no lançamento contábil serão demonstrados os lançamentos contábeis pendentes, para recebê-los clique em Integrar.
Pronto! Ao final da integração, os mesmos constarão em lançamentos contábeis, para consulta poderá ser utilizado o filtro Simplifique - I em todos os combos que possuem a pesquisa por Origem.
Obs.: A cada movimentação financeira será gerado o lançamento contábil de provisão e baixa (pagamento ou recebimento) ou apenas de baixa (pagamento ou recebimento), conforme definido pelo contador.
Para as empresas que possuem integração fiscal, as notas fiscais eletrônicas são integradas com o G5 Phoenix, neste caso, o financeiro enviará ao Contábil Phoenix apenas a baixa da provisão, independente da configuração do lançamento contábil.
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