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Pré-requisitos
- Possuir conta de relacionamento no Connectcont (link para uma nova aba);
- Realizar a instalação do sistema Folha (link para uma nova aba);
- Efetuar o login no sistema Folha (link para uma nova aba);
- Cadastrar a empresa no sistema Folha (link para uma nova aba);
- Habilitar a empresa no eSocial (link para uma nova aba);
- Fazer o download dos arquivos (.xml) dos eventos (link para uma nova aba).
Atenção
A funcionalidade de importação do eSocial ainda não está disponível para todos os clientes. Atualmente, estamos conduzindo testes com um grupo selecionado de usuários. Assim que a funcionalidade for devidamente validada, faremos a liberação gradual para os clientes que utilizam nosso sistema em ambiente na nuvem. Agradecemos pela compreensão e estamos trabalhando para garantir uma experiência segura e eficiente para todos!
📌 Sobre a funcionalidade...
Um dos principais desafios para a expansão de nossa base de clientes era a migração de dados. Quando um cliente adquiria as soluções Contmatic, não havia uma funcionalidade que facilitasse a transferência das informações empresariais, especialmente os dados cadastrais.
A ausência dessa ferramenta exigia que a contabilidade realizasse o cadastro manualmente, tornando o processo lento, cansativo e propenso a erros. Com o objetivo de simplificar a implantação de empresas que estão migrando de outros sistemas ou escritórios para a Contmatic, criamos uma solução de importação de dados.
A importação das informações dos funcionários, a partir dos arquivos (.xml) dos eventos S-2200, S-2205 e S-2206 do eSocial, possibilita a inserção automatizada dos dados de admissão, eliminando a necessidade de cadastro manual. Essa funcionalidade proporciona economia de tempo, minimiza erros e confere maior flexibilidade ao processo, tornando a adaptação ao novo sistema mais ágil, prática e eficiente.
⚙️ Como realizar essa importação?
Antes de realizar a importação, se certifique que você atende aos Pré-requisitos citados anteriormente. Caso sim, prossiga com os passos abaixo:
1️⃣ Upload dos arquivos (.xml) dos eventos do eSocial
Após efetuar o download dos arquivos (.xml) dos eventos S-2200, S-2205 e S-2206, seja por meio da funcionalidade de download do eSocial (link para uma nova aba) ou de outro sistema de folha de pagamento, o próximo passo é importá-los no sistema Folha:
- Acesse a tela de cadastro de funcionários;
- Clique em Importar do eSocial.
- A tela para upload dos arquivos (.xml) dos eventos do eSocial será exibida;
- Apenas os arquivos nos formatos (.xml) e (.zip) serão aceitos para upload.
- Em caso de upload de formatos inválidos, uma mensagem de erro será exibida;
- Caso essa situação ocorra, refaça o processo.
- Clique em Próximo;
- O processo de análise dos dados dos arquivos (.xml) será iniciado.
2️⃣ Listagem com os funcionários contidos no upload do arquivo (.xml)
- Após o processamento dos arquivos (.xml), uma listagem dos funcionários incluídos no upload será exibida;
- Os registros estão organizados em ordem alfabética e identificados pelo nome e CPF;
- Funcionários que apresentarem inconsistências ou erros aparecerão prioritariamente no topo da lista;
- Após a verificação das informações, selecione a opção Próximo, dessa forma, o sistema iniciará o procedimento de importação e registro dos dados.
3️⃣ Cenários de validações e erros
| Tipo | Cenário | Descrição |
|---|---|---|
| Validações | Importação S-2200 (admissão) |
Funcionário com admissão já cadastrada (mesmo CPF e matrícula do eSocial): Se o funcionário contido no (.xml) já possuir admissão registrada no sistema, identificada pelo mesmo CPF e matrícula do eSocial, o sistema exibirá a indicação "Não será importado" e apresentará o motivo da impossibilidade de importação. |
| Importação S-2205 (alteração cadastral) |
Funcionário com admissão não cadastrada ou não importada no processo: Se o funcionário presente no (.xml) do evento S-2205 não possuir uma admissão registrada no sistema com o mesmo CPF, ou se o evento de admissão (S-2200) não for importado simultaneamente, o sistema exibirá a tag "Não será importado" e informará o motivo da não importação. Atenção Caso exista um (.xml) do evento S-2205 e mais de um funcionário ativo com o mesmo CPF no sistema, a atualização cadastral será aplicada a todos. No entanto, para funcionários inativos (com data de desligamento registrada), a atualização não será realizada. |
|
| Importação S-2206 (alteração contratual) |
Funcionário com admissão não cadastrada ou não incluída no processo de importação: Caso o funcionário presente no (.xml) do evento S-2205 não tenha uma admissão registrada no sistema com o mesmo CPF, ou se o evento de admissão (S-2200) não for importado simultaneamente, o sistema exibirá a tag "Não será importado" e informará o motivo da não importação. |
|
| Erros | O CNPJ do XML não corresponde a empresa ativa | Caso o arquivo (.xml) enviado não corresponda ao CNPJ da empresa ativa no sistema, a importação não será efetuada. Nessa situação, o sistema exibirá a indicação "Não será importado" e apresentará a justificativa para a não realização do processo. |
| XML's duplicados |
O sistema desconsiderará arquivos (.xml) duplicados durante a importação, conforme as seguintes regras:
|
4️⃣ Processamento da importação e registro dos dados no sistema
- Durante a importação e gravação dos dados, uma tela de carregamento será exibida para indicar seu progresso;
- O tempo necessário para a conclusão varia conforme o volume de arquivos importados.
- Ao final, uma janela de confirmação será exibida, clique em Ok, entendi;
- A janela será fechada e o usuário será redirecionado para a tela de pesquisa de funcionários, já atualizada com os dados importados.
Tela de pesquisa de funcionários
Exibe a listagem de todos os funcionários através de um layout paginado que permite:
- Selecionar o tamanho da página ajustando a quantidade de itens exibidos por página: 10, 25, 50, 100 ou 250 registros;
-
Botões de navegação:
- Anterior: Retorna à página anterior;
- Próximo: Avança para a próxima página.
- Indicador de estado: Exibe a página atual, o total de páginas disponíveis e a quantidade total de registros.
Para localizar os seus dados, basta navegar entres as páginas ou utilizar os filtros.
- Após a finalização da importação no eSocial, uma pesquisa de satisfação (CES) será exibida;
- Essa pesquisa aparecerá apenas uma vez por usuário.
- A participação na pesquisa de satisfação é opcional;
- No entanto, ao respondê-la, você contribui para o aprimoramento contínuo de nossas soluções.
- Ao concluir a pesquisa, o sistema exibirá uma mensagem de agradecimento e confirmação do envio.
5️⃣ Preenchimento automático de campos obrigatórios ao efetuar uma admissão
No cadastro de admissão completa do funcionário, alguns campos são de preenchimento obrigatório para a execução das rotinas da folha de pagamento. No entanto, nem todos os campos podem ser automaticamente correlacionados aos dados contidos no arquivo (.xml) do evento S-2200.
Com o objetivo de otimizar e facilitar o processo de admissão no sistema, determinados campos serão preenchidos com regras padronizadas. A seguir, apresentamos os campos que seguirão essas regras, considerando o perfil predominante dos clientes.
| Campo | Regras de preenchimento padrão |
|---|---|
| Ocorrência |
Data início a data de admissão de acordo com o (.xml)
Grau de risco padrão como |
| Forma de pagamento |
1 - Mensalista quando no (.xml) do evento vier informado a tag <undSalFixo>5</undSalFixo> preenchida como 5 - Por mês.
|
| CTPS digital |
A opção [x] CTPS digital onde a numeração da CTPS será automaticamente preenchida pelo nº do CPF do funcionário que consta na tag<cpfTrab>39694005035</cpfTrab>.
|
| Código admissão |
9 - Outros quando a tag <codCateg>101</codCateg> for diferente das categorias de trabalhadores 102, 103 e 401.
|
| Tipo contrato |
1 - CLT indeterminado quando a tag <tpContr>1</tpContr> for igual a 1.
|
| CAGED (Do grupo: Transferência entrada/1º Emprego/Reemp./Reintegração) |
20 - Admissão de empregado com emprego anterior quando a tag <tpAdmissao>1</tpAdmissao> for igual a 1 e a tag dtTransf não estiver preenchida.
|
Atenção
Ressalta-se que esses campos serão preenchidos automaticamente conforme as regras padronizadas para essas situações. No entanto, caso haja exceções, o cliente deverá realizar os ajustes manualmente no cadastro após a importação, conforme necessário.
6️⃣ Limitações da funcionalidade
A) Durante a importação:
- Não é possível realizar a manutenção dos dados como, por exemplo, excluir funcionários;
- Cargos: Serão cadastrados com a nomenclatura e o CBO informados no (.xml);
- Sindicatos: Serão cadastrados com CNPJ e nome, conforme a consulta da razão social do CNPJ.
B) Histórico do período aquisitivo de férias anteriores:
- O histórico de períodos aquisitivos de férias anteriores será registrado manualmente pelo usuário no sistema, através do caminho: Cálculos → Férias → Funcionários → Individuais - Web.
C) Cadastro de horários:
- O cadastro de horários deverá ser realizado manualmente pelo usuário no sistema.
-
Durante a importação, a descrição do horário correspondente ao campo
dscJorndo (.xml) do evento será importada e armazenada no campo Observações em: Funcionários → Dados Compl., facilitando a visualização e o correto cadastramento do horário do funcionário.
D) Domésticos:
- Os dados referentes à categoria 104 - Empregado doméstico não serão importados.
E) Servidores públicos (estatuário):
- Os dados referentes às categorias de Servidor público (estatutário) não serão importados..
F) Informações de alvará judicial em caso de admissão de menores de 14 anos:
- O número do processo judicial correspondente a essa condição não será importado.
🎥 Saiba mais sobre a importação de eventos do eSocial no YouTube
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