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Folha | Cadastros | Empresas - Empresa vinda de outro escritório: configuração, habilitação e sincronização no eSocial

Isadora de souza sulino
Isadora de souza sulino
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Resumo:

1. Cadastrar e configurar a empresa no sistema Folha antes de habilitar os envios.

2. Conferir os eventos existentes no portal do eSocial e sincronizar recibos e matrículas.

3. Habilitar a empresa e enviar os eventos de tabela e periódicos sem gerar duplicidades.

 

Ícone com retângulo e círculo verdes representando o produto Folha de Pagamento.

🎯 Pré-requisitos

 

 

Introdução

 

Quando uma empresa é transferida de outro escritório contábil, é necessário cadastrar e configurar a empresa no sistema Folha, conferir as informações existentes no portal do eSocial e sincronizar os trabalhadores antes de iniciar os novos envios. Esses procedimentos evitam rejeições, duplicidades e divergências entre o sistema Folha e o ambiente do governo.

 

Como cadastrar, habilitar e sincronizar empresas vindas de outro escritório?

 

Primeiramente, se certifique que você atende aos Pré-requisitos citados anteriormente. Caso sim, prossiga com a leitura abaixo:

 

Passo 1

Cadastro e configuração da empresa no sistema Folha

  1. Acesse o menu Arquivos > Empresas > Empresas;
  2. Realize o cadastro e confira cuidadosamente:
    • CNPJ, razão social e endereço;
    • Data de início das atividades;
    • Classificação tributária;
    • CNAE;
    • FPAS e código de terceiros;
    • RAT e FAP;
    • Regime de pagamento;
    • Tipo da empresa;
    • Dados do responsável;
    • Certificado digital ou procuração eletrônica.

📖 Leitura recomendada: Cadastro de empresas (link para uma nova aba).

  1. Regime de pagamento: Confira se a empresa está configurada como regime de caixa ou competência. Essa informação influencia a geração do evento S-1210.

📖 Leitura recomendada: Configuração do regime de pagamento (link para uma nova aba)

  1. Parâmetros para o cálculo da folha: Revise também os parâmetros utilizados nos cálculos da folha, férias, 13º salário, rescisões e encargos.

📖 Leitura recomendada: Configuração da empresa para o cálculo da folha (link para uma nova aba).

  1. Empresas com matriz e filial: Se o cadastro for de uma filial, vincule corretamente a empresa matriz:

📖 Leitura recomendada: Vinculação da empresa matriz no cadastro da filial (link para uma nova aba).

  • O campo Matriz deve ser preenchido somente no cadastro da filial. No cadastro da própria matriz, esse campo deve permanecer em branco.
  1. Empresas com local rateado: Caso a empresa utilize tomadores, obras ou locais rateados, consulte também:

📖 Leituras recomendadas: 

Passo 2

Conferência dos eventos existentes no portal do eSocial

Antes de habilitar a empresa no sistema Folha, consulte os eventos já existentes no portal eSocial e compare as informações cadastrais e tributárias.

S-1000 | Informações do empregador/contribuinte

O evento S-1000 identifica o empregador no eSocial e reúne as principais informações cadastrais e tributárias da empresa.

Por meio desse evento, são informados, entre outros dados:

  • Identificação do empregador;
  • Classificação tributária;
  • Período de validade do cadastro.
  1. No portal do eSocial, acesse o menu Empregador/contribuinte > Dados do empregador/contribuinte;
  2. Clique em Consultar histórico e confira principalmente:
    • Início da validade;
    • Classificação tributária;
    • Dados cadastrais;
    • Situação do empregador.

As informações devem estar de acordo com o cadastro da empresa no sistema Folha.

S-1005 | Tabela de estabelecimentos, obras ou unidades

O evento S-1005 identifica cada estabelecimento, obra ou unidade vinculada ao empregador.

Por meio desse evento, são informados:

  • CNPJ do estabelecimento;
  • CNO da obra ou CAEPF, quando aplicável;
  • CNAE preponderante;
  • RAT;
  • FAP;
  • Informações relacionadas à contratação de aprendiz e pessoa com deficiência;
  • Período de validade do estabelecimento.
  1. No portal do eSocial, acesse o menu Empregador/contribuinte > Tabelas > Estabelecimentos/obras;
  2. Informe o CNPJ, CNO ou CAEPF e confira:
    • Número da inscrição;
    • CNAE preponderante;
    • RAT;
    • FAP;
    • Dados do estabelecimento;
    • Início e término da validade.

S-1020 | Tabela de lotações tributárias

O evento S-1020 identifica as lotações tributárias utilizadas pela empresa e define o enquadramento previdenciário relacionado aos trabalhadores vinculados a cada lotação.

Por meio desse evento, são informados:

  • Código e tipo da lotação;
  • FPAS;
  • Código de terceiros;
  • Tipo e número de inscrição;
  • Dados relacionados à atividade ou ao tomador;
  • Período de validade.
  1. No portal do eSocial, acesse o menu Empregador/contribuinte > Tabelas > Lotações tributárias;
  2. Confira:
    • Código da lotação;
    • Tipo da lotação;
    • FPAS;
    • Código de terceiros;
    • Tipo e número de inscrição;
    • Início e término da validade.

A lotação consultada no portal deve corresponder à utilizada no cadastro da empresa, dos locais de trabalho e dos trabalhadores no sistema Folha.

S-2200 | Cadastramento inicial do vínculo e admissão

O evento S-2200 registra no eSocial a admissão e os dados contratuais dos empregados com vínculo.

Por meio desse evento, são informados:

  • CPF;
  • Matrícula;
  • Categoria;
  • Data de admissão;
  • Cargo e função;
  • Salário;
  • Jornada;
  • Tipo de contrato;
  • Demais informações cadastrais e contratuais.
  1. No portal do eSocial, acesse o menu Empregado > Gestão de empregados;
  2. Localize cada funcionário e confira:
    • CPF;
    • Matrícula;
    • Categoria;
    • Data de admissão;
    • Dados cadastrais e contratuais;
    • Situação atual do vínculo.

S-2300 | Trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário

O evento S-2300 registra os trabalhadores que prestam serviços à empresa sem vínculo empregatício, conforme a categoria aplicável.

Esse evento pode ser utilizado para:

  • Sócios;
  • Autônomos;
  • Cooperados;
  • Estagiários;
  • Diretores não empregados;
  • Outros trabalhadores sem vínculo.
  • Por meio dele, são informados:
  • CPF;
  • Matrícula, quando aplicável;
  • Categoria;
  • Data de início;
  • Informações cadastrais;
  • Dados relacionados à atividade exercida.
  1. No portal do eSocial, acesse o menu Trabalhador sem vínculo > Gestão de trabalhadores;
  2. Localize o trabalhador e confira:
    • CPF;
    • Matrícula, quando existente;
    • Categoria;
    • Data de início;
    • Dados cadastrais e contratuais;
    • Situação atual do cadastro.
Passo 3

Habilitação da empresa no sistema Folha

Como a empresa já era enviada ao eSocial por outro escritório ou sistema, utilize o procedimento específico:

📖 Leitura recomendada: Habilitando empresa previamente habilitada por outro escritório contábil (link para uma nova aba).

No momento da habilitação, informe:

  • Situação da empresa no eSocial: Sincronizada por outro sistema/contabilidade;
  • Sistema anterior: Contmatic ou Outros;
  • Início dos envios pela Contmatic: Informe a competência correta;
  • Ambiente: Produção oficial.
  • A ordem correta do processo é:
    1. Cadastrar e configurar a empresa;
    2. Conferir os dados no portal do eSocial;
    3. Habilitar a empresa no sistema Folha;
    4. Importar ou cadastrar os trabalhadores;
    5. Sincronizar os recibos e as matrículas existentes;
    6. Iniciar os novos envios.
Passo 4

Envio e conferência do evento S-1020

A habilitação gera os eventos de carga inicial, inclusive o evento S-1020.

  1. Acesse o Robomatic eSocial e confirme se o evento foi transmitido e sincronizado com sucesso:

📖 Leitura recomendada: S-1020 | Tabela de lotações tributárias (link para uma nova aba).

A ausência ou divergência do S-1020 pode provocar rejeições nos eventos periódicos, pois o eSocial poderá não localizar a lotação tributária informada no evento S-1200.

Passo 5

Importação dos funcionários por meio dos arquivos .xml

Quando a funcionalidade estiver disponível para o cliente, os funcionários poderão ser importados por meio dos arquivos .xml dos eventos S-2200, S-2205 e S-2206:

📖 Leitura recomendada: Importação de funcionários pelos eventos S-2200, S-2205 e S-2206 (link para uma nova aba).

A importação permite trazer os dados existentes no eSocial e reduz o risco de cadastrar o funcionário com matrícula, categoria ou informações contratuais diferentes.

Antes de concluir a importação, confira se o CPF e a matrícula apresentados no arquivo correspondem ao trabalhador existente no portal do eSocial.

Passo 6

Realização do cadastro manual (caso não importe o arquivo .xml)

Se optar por não importar os arquivos .xml e cadastrar os funcionários, sócios ou demais trabalhadores manualmente no sistema Folha, será necessário vincular os cadastros às informações já existentes no eSocial.

Após realizar o cadastro manual:

  • Consulte o trabalhador no portal do eSocial;
  • Confira a matrícula, a categoria e os demais dados do vínculo;
  • Copie o número do recibo do evento já sincronizado;
  • Informe no sistema Folha a mesma matrícula existente no portal;
  • Insira manualmente o histórico e o número do recibo correspondente.

📖 Leitura recomendada: Método manual para importar números de recibos e matrículas do eSocial (link para uma nova aba).

O cadastro manual não significa que os eventos S-2200 ou S-2300 devam ser enviados novamente. 

Como o trabalhador já está cadastrado no eSocial, informe no sistema Folha a mesma matrícula, categoria e recibo correspondentes ao evento existente.

Passo 7

Evento "Sincronizado sem recibo"

Caso um evento seja apresentado no sistema com o status Sincronizado sem recibo, consulte o evento no portal do eSocial e insira manualmente o número do recibo correto:

📖 Leitura recomendada: Inserir histórico manual em eventos sincronizados sem recibo (link para uma nova aba).

Não reenvie o evento antes de verificar se ele já está registrado no portal do eSocial.

Passo 8

Empresa em regime de caixa - Inclusão manual do S-1210

Nas empresas configuradas no regime de caixa, o pagamento da folha ocorre no mês seguinte à competência de apuração.

Exemplo ⬇️

  • Competência da folha: 07/2026;
  • Data do pagamento: 05/08/2026;
  • Evento de remuneração S-1200: Transmitido pelo escritório anterior;
  • Evento de pagamento S-1210: Deve ser informado na competência de pagamento 08/2026.

Quando a empresa inicia os cálculos na Contmatic em 08/2026, o sistema não possui a folha de 07/2026 nem o identificador do demonstrativo transmitido anteriormente. 

Por esse motivo, o S-1210 referente a esse primeiro pagamento deverá ser incluído manualmente no portal do eSocial.

Antes de realizar a inclusão:

  1. Acesse o portal do eSocial;
  2. Selecione Folha de pagamento > Gestão de folha;
  3. Consulte a competência anterior;
  4. Acesse o menu Trabalhadores > Remuneração devida;
  5. Localize cada trabalhador.
  6. Consulte e anote o identificador do demonstrativo vinculado ao S-1200.

Para incluir o pagamento:

  1. No portal do eSocial, acesse Folha de pagamento > Gestão de folha;
  2. Selecione a competência do pagamento;
  3. Acesse o menu Trabalhadores > Pagamentos;
  4. Clique em Incluir pagamentos;
  5. Informe:
    • Tipo de pagamento;
    • Data efetiva do pagamento;
    • Competência da remuneração;
    • Identificador do demonstrativo existente no S-1200;
    • Valor líquido pago.
  6. Salve e conclua o envio;
  7. Após a transmissão, confira os valores e as informações de IRRF.

📖 Leitura recomendada: Inclusão manual do evento S-1210 (link para uma nova aba).

A inclusão manual é necessária somente para o pagamento relacionado à folha processada pelo escritório ou sistema anterior. 

Após o início dos cálculos pela Contmatic, os próximos eventos S-1210 serão gerados pelo sistema conforme o regime e as datas de pagamento cadastradas.

Informações importantes

  1. Antes de iniciar os envios pela Contmatic, confira se os eventos S-1000, S-1005 e S-1020 existentes no eSocial estão compatíveis com os cadastros da empresa no sistema Folha.
  2. Confirme se o CPF, a matrícula, a categoria e a data de admissão ou início dos trabalhadores estão iguais às informações existentes no portal do eSocial.
  3. Quando o funcionário ou trabalhador sem vínculo já estiver cadastrado no eSocial, não envie novamente os eventos S-2200 ou S-2300. Importe o .xml ou cadastre-o manualmente no sistema e vincule a matrícula e o recibo do evento existente.
  4. Não informe uma matrícula diferente daquela registrada no portal apenas para permitir o envio. O eSocial utiliza a matrícula para identificar o vínculo, e uma matrícula diferente poderá ser reconhecida como outro contrato.
  5. O reenvio indevido dos eventos cadastrais pode causar rejeições, inconsistências no histórico ou duplicidade de funcionários, sócios e outros trabalhadores no portal.
  6. Caso seja identificada alguma informação incorreta no eSocial, analise o histórico do trabalhador e realize a alteração ou retificação adequada. Não cadastre um novo vínculo para substituir o registro existente.
  7. Quando um evento constar como "Sincronizado sem recibo", consulte-o no portal e insira manualmente no sistema o recibo correspondente. Não reenvie o cadastro antes de confirmar se o evento já existe no eSocial.
  8. Nos desligamentos, uma matrícula divergente pode impedir que as remunerações já transmitidas sejam vinculadas ao contrato correto. Nesse caso, o eSocial poderá indicar que não existem remunerações para fins rescisórios.
  9. Antes de enviar o evento S-1200, confirme se os eventos de tabela necessários, especialmente o S-1020, foram transmitidos e estão sincronizados.
  10. Para empresas no regime de caixa, verifique se o primeiro pagamento após a migração corresponde a uma folha processada pelo escritório anterior. Nesse caso, o evento S-1210 deverá ser incluído manualmente no portal do eSocial.
  11. Após o início dos cálculos pela Contmatic, os próximos eventos S-1210 serão gerados pelo sistema conforme o regime e as datas de pagamento cadastradas.
  12. Se houver divergências entre o sistema Folha e o portal do eSocial, regularize as informações antes de iniciar os eventos periódicos.
  13. Os envios pela Contmatic devem dar continuidade às informações já existentes no eSocial, preservando os históricos, as matrículas, as categorias e os recibos dos trabalhadores.

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