Resumo:
Este guia detalha a entrega correta da ECD 2026, com prazo até 30/06/2026 para o ano calendário 2025, abordando pré-requisitos, configuração, geração, erros comuns, substituição, plano de contas e demonstrações contábeis. Destaca regras da Instrução Normativa RFB nº 2.003/2021, procedimentos para mudança de contador, assinatura, e orientações para casos especiais como extinção e mudança de plano.
🎯 Pré-requisitos
- Possuir conta de relacionamento no Connectcont (link para uma nova aba);
- Efetuar o login no sistema Contábil (link para uma nova aba).
Introdução
Este artigo serve como um Guia para a correta entrega da ECD.
Prazo de entrega da ECD
A ECD 2026, deve ser entregue pelas pessoas jurídicas obrigadas, até 30/06/2026, com informações do ano calendário 2025, e para que essa entrega seja feita de forma facilitada, este Guia traz todas as informações necessárias.
As regras para entrega da escrituração estão previstas na Instrução Normativa RFB nº 2.003/2021 (link para uma nova aba).
➡️Saiba mais acessando o artigo: ECD 2026: conceito, prazos de entrega e obrigatoriedade da escrituração contábil digital (link para uma nova aba).
Como configurar, gerar ou importar a ECD
Antes de iniciar o processo de configuração, geração ou importação da ECD, certifique-se de que o ano calendário selecionado corresponde ao período contábil que será escriturado e que você atende aos Pré-requisitos. Após essa verificação, será possível gerar o arquivo (.txt) da ECD.
Entenda o passo a passo, acessando os artigos:
- Configuração da central de comunicação (link para uma nova aba)
- Geração da ECD (link para uma nova aba)
Outras situações para gerar a ECD:
- Geração da ECD com o tipo escrituração razão auxiliar (link para uma nova aba)
- Geração da ECD para empresa que iniciou as atividades durante o ano (abertura) (link para uma nova aba)
- Erro: Código da situação não encontrado na tabela de indicador de situação especial (link para uma nova aba)
A ECD de abertura deve conter os saldos periódicos no mês de abertura, pois em caso contrário, pode ser gerado o erro. Saiba mais: Erro no registro I155: Os registros de saldos periódicos devem contemplar todos os meses no intervalo do arquivo, de acordo com o registro 0000 (link para uma nova aba).
⚠️Também existe a possibilidade de importar o arquivo para empresa que veio de outro escritório: Importação de dados cadastrais e movimentação do SPED ECD (link para uma nova aba).
Geração da ECD pelo Robomatic
Para gerar a ECD pelo Robomatic, ele precisa estar ligado. Se o ícone estiver cinza está desligado, se estiver colorido, está ligado.
➡️Saiba como otimizar seu tempo, acessando o artigo: Robotizar a emissão do arquivo da ECD (link para uma nova aba)
ECD sem movimento
Não é permitido importar uma ECD sem movimento, uma vez que o validador do programa identifica inconsistências decorrentes da obrigatoriedade de preenchimento do Bloco I, o qual contempla os lançamentos contábeis.
➡️Saiba mais acessando o artigo: É possível gerar uma ECD sem movimento? (link para uma nova aba).
Mudança de contador
O período da escrituração pode ser fracionado para que cada contador assine o período pelo qual é responsável técnico.
Contudo, NÃO utilize nenhuma situação especial (início de atividade, cisão, fusão incorporação, extinção), porque a mudança de contador não é situação especial prevista na legislação.
➡️Saiba tratar no sistema Contábil, acessando o artigo: Configuração da ECD quando há mudança de contabilidade e o período está encerrado (link para uma nova aba).
Veja também: Implantação de saldos iniciais quando há mudança de contador durante o exercício (conta transitória) (link para uma nova aba).
Assinatura da ECD
Saiba como funciona a assinatura da ECD quando existe procuração, acessando o artigo: Assinatura da ECD por procuração (link para uma nova aba).
Envio de vários arquivos da ECD
Seguindo a regra comum, a ECD será entregue em apenas um arquivo que corresponderá a todo o ano calendário, ou seja, todos os meses farão parte do mesmo arquivo.
Mas, conforme a necessidade da empresa, é possível entregar um arquivo que envolva outros períodos: mensais ou trimestrais.
Alguns casos em que podemos ter vários períodos no mesmo arquivo:
Apuração Trimestral do IRPJ: mesmo que a apuração do IRPJ seja trimestral, o livro pode ser anual. A legislação do IRPJ obriga a elaboração e transcrição das demonstrações na data do fato gerador do tributo. Porém, nada impede que, no mesmo livro, existam quatro conjuntos de demonstrações trimestrais (para atender a legislação tributária) e a anual (para atender a legislação societária).
Data de encerramento do exercício fora do período da escrituração: A data de encerramento do exercício social é obrigatoriamente informada no termo de abertura (registro I030, campo DT_EX_SOCIAL). Se esta data estiver fora do período da ECD transmitida, as demonstrações contábeis do bloco J não serão obrigatórias.
Exemplo: A ECD transmitida com período de escrituração 01/01/2025 a 31/10/2025 e a data de encerramento informada no registro I030 é 31/12/2025. Neste caso, as demonstrações contábeis do bloco J não serão obrigatórias, pois não há encerramento do exercício no período da ECD transmitida.
Portanto, se a escrituração possui um livro principal e um livro auxiliar e, em virtude do tamanho, o livro principal é fracionado em 12 livros mensais, o livro auxiliar também deverá ser dividido em 12 livros mensais, seguindo os períodos adotados no livro principal.
Registro I157: Transferência de saldos de plano de contas anterior - Mudança do plano de contas
O Registro I157: Transferência de saldos de plano de contas anterior, deve ser utilizado para informar as transferências de saldos das contas analíticas do plano de contas anterior para as contas analíticas do plano de contas novo, quando não forem realizados lançamentos contábeis transferindo o saldo da conta analítica antiga para a conta analítica nova nos registros I200 (Lançamento contábil) e I250 (Partidas do lançamento).
Cuidados:
- Caso a conta antiga (plano de contas anterior) termine o último período da ECD anterior com saldo zero, ela deve constar no registro I157, com saldo zero, relacionada a uma conta nova para que a ECF possa recuperar os saldos do plano de contas anterior corretamente.
- Não é possível mudar a natureza da conta de mesmo código de um período para outro.
- Assim, se o código de conta é o mesmo no plano de contas velho e no plano de contas novo, não haverá um registro I157, pois a conta não foi alterada.
➡️Acesse o artigo: Configuração do registro I157 (transferência de saldos de plano de contas anterior) (link para uma nova aba)
Plano de contas da empresa x plano de contas referencial
O plano de contas da empresa deve estar de acordo com o porte que ela possui, seguindo as regras do Comitê de Pronunciamentos Contábeis - CPC (link para uma nova aba) e das Resoluções do CFC (link para uma nova aba):
| Tipo de entidade/ empresa | Norma aplicável |
| Entidade sem fins lucrativos | ITG 2002 (R1) |
| Pequenas e Médias Empresas | CPC- PME (R1) |
| Pequenas empresas | NBC TG 1001 |
| Microentidades | NBC TG 1002 |
| Demais empresas | CPC’s completos |
Entretanto, o plano de contas referencial deve ser aquele disponibilizado pela Receita Federal (SPED ECF), relacionado ao tipo de tributação da empresa. Por isso precisamos fazer o mapeamento: “DE” plano de contas da empresa “PARA” o plano de contas referencial.
Empresa optante pelo Simples Nacional não faz mapeamento.
Tudo começa com o cadastro bem feito no sistema Contábil, e para tanto acesse os artigos a seguir e saiba como cadastrar o plano de contas:
- Definição do plano de contas no cadastro da empresa (link para uma nova aba);
- Cadastro de plano de contas (link para uma nova aba);
- Cópia de plano de contas (link para uma nova aba);
- Pesquisa de contas no plano de contas (link para uma nova aba);
- Importação de plano de contas (link para uma nova aba);
- Emissão do relatório de plano de contas em .xlsx ou .txt (link para uma nova aba).
Como evitar erro na vinculação do plano referencial ao plano de contas no sistema
Uma das situações que ocorrem o erro, é quando o código de natureza está invertido, por exemplo, uma conta de Ativo normalmente têm natureza Devedora e Cód. Natureza 01 - Ativo (código da Receita Federal). Se por acaso estiver indevidamente com outra natureza (02 - Passivo por exemplo), isso ocasiona erro.
Um outro erro é quando ainda com base no exemplo acima, uma conta de Ativo esteja com conta referencial diferente da iniciada em 1.0 na coluna Código plano referencial.
Outro erro muito comum é indicar o Plano de contas referencial da atividade rural para empresa comum (PJ em geral), que ocasiona erro na ECF. Sobre isso acesse o site do SPED - Tabelas Dinâmicas e Planos de Contas Referenciais - Leiaute 12 da ECF (link para uma nova aba) - Tabela L300A - a partir do código 3.11 - Resultado líquido do período antes do IRPJ e da CSLL - Atividade rural.
➡️Saiba como evitar esses erros acessando o artigo: Vinculação do plano referencial ao plano de contas (link para uma nova aba).
Demonstrações contábeis
As demonstrações contábeis são parte importante da ECD, possibilitando aos sócios e interessados na empresa, a realização de análises e comparações para alavancar o negócio. Essas demonstrações variam conforme o porte da empresa e as regras contábeis (Comitê de Pronunciamentos Contábeis - CPC).
Acesse os artigos a seguir e compreenda a correta configuração:
Configuração da Análise das Demonstrações Contábeis (ADC) (link para uma nova aba);
Configuração da Demonstração do Fluxo de Caixa (DFC) (link para uma nova aba);
Configuração da DFC: terceiro setor (link para uma nova aba);
Configuração da DRE: Modelos 1 e 2 (link para uma nova aba);
Configuração da DRE: Modelo 3 – Títulos, subtítulos e contas (link para uma nova aba).
DLPA ou DMPL
Seja a DLPA ou a DMPL, ambas serão refletidas no “Registro J215 - Fato contábil que altera a conta lucros acumulados ou a Conta prejuízos acumulados ou Todo o patrimônio líquido”.
➡️Saiba mais acessando os artigos:
- Conferência da DLPA: Modelo 1 – Conta de encerramento (link para uma nova aba);
- Conferência da DLPA: Modelo 2 – Informar contas (link para uma nova aba);
- Configuração da Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido (DMPL) (link para uma nova aba).
Veja também:
Erro ECD no registro J005 / J100: Ativo e Passivo diferentes por conta de zeramento com saldo (link para uma nova aba);
Erro no registro J005: Deve existir pelo menos um registro J100 (balanço) e um J150 (DRE) para cada registro J005 (demonstração contábil) informado (link para uma nova aba);
Encerramento do exercício
A ausência dos registros I030, I350 e J005 pode acarretar erros que impedem a transmissão da ECD, porém esses erros podem ser evitados acessando as orientações contidas no artigo: Erros no encerramento do exercício da ECD por ausência de registros (I030, I350 e J005) (link para uma nova aba).
Diretório inválido
É preciso manter a atenção ao diretório, quando gerar a ECD para evitar erros fatais. Para tanto, acesse o artigo: Erro: Diretório inválido ao gerar ECD e ECF no ambiente nuvem (link para uma nova aba).
Número do livro
O Sped não permite a transmissão de arquivo com número de livro já existente na base.
A decisão sobre qual número utilizar em um livro é da pessoa jurídica e não precisa ser sequencial, como nos livros contábeis físicos. Isto porque nos arquivos digitais o controle é feito pelo Hashcode.
Não há necessidade de alterar número de livros já transmitidos e autenticados por não serem sequenciais.
Consulte o número do livro da ECD entregue acessando: https://www.sped.fazenda.gov.br/appConsultaSituacaoContabil/ (link para uma nova aba).
Recuperação da ECD anterior e mudança do plano de contas
A recuperação serve para verificar se o saldo final das contas/centro de custos do período imediatamente anterior é igual ao saldo inicial das contas/centros de custos do período atual.
Se houve a mudança do plano de contas, os saldos poderão ser influenciados.
Se o plano de contas foi modificado e foram mantidos os códigos de algumas contas, elas devem ter a mesma natureza:
| Cód. natureza da conta | Grupo da conta |
| 01 | Contas de Ativo |
| 02 | Contas de Passivo |
| 03 | Patrimônio Líquido |
| 04 | Contas de Resultado |
| 05 | Contas de Compensação |
| 09 | Outras |
Substituição da ECD e termo de verificação
A ECD pode ser substituída, apenas, quando contenha erros que não possam ser corrigidos por meio de lançamento contábil extemporâneo (ajuste de exercícios anteriores), para tanto, é indicado:
- Analisar o CPC 23 - Políticas contábeis, mudança de estimativa e retificação de erro - itens 41 a 47;
- Informar nas Notas explicativas;
- Atentar-se ao prazo: a substituição da ECD só poderá ser feita até o fim do prazo de entrega da ECD relativa ao ano calendário subsequente conforme o artigo 8º, § 4º da Instrução Normativa RFB nº 2.003/2021 (link para uma nova aba).
Casos possíveis de substituição
| Original | Substituta | |
| G | G | O Livro “G” transmitido é substituto do livro “G” original, deve informar o HASH do livro “G” original e deve conter o registro J801 (Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD). |
| G | R | Deve-se transmitir um dos livros auxiliares “A” ou “Z” do livro “R” como substituto do livro “G” original, informando o HASH do livro “G” original, além do registro J801 (Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD). Os demais livros devem ser enviados como originais, inclusive o próprio livro “R”. |
| R | R | O livro “R” transmitido é substituto do livro “R” original, deve informar o HASH do livro “R” original e deve conter o registro J801 (Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD). Observação: Caso haja substituição ou inclusão dos livros auxiliares, eles devem ser substituídos ou incluídos (como originais) antes da substituição do livro “R”. |
| R | G | O livro “G” transmitido é substituto do livro “R” original, deve informar o HASH do livro “G” original e deve conter o registro J801 (Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD). No momento da transmissão, o sistema demonstrará o livro “R” e todos os seus livros auxiliares “A” ou “Z”, permitindo a substituição de todos os livros “R”, “A” ou “Z” pelo livro “G”. Observação: Caso só exista um livro “A” na base de dados do Sped, ou seja, houve a transmissão do livro “A” e não foi transmitido o livro “R”, também é possível substituir o livro “A” por um livro “G” adotando o mesmo procedimento previsto para a substituição de um livro “R” por um livro “G”. |
| G | B | Se o livro “B” não tiver livros auxiliares, adote o mesmo procedimento de substituição de um livro “G” por outro livro “G”. Se o livro “B” tiver livros auxiliares, adote o mesmo procedimento de substituição de um livro “G” pelo livro “R”. |
| R | B | Se o livro “B” não tiver livros auxiliares, adote o mesmo procedimento de substituição de um livro “R” pelo livro “G”. Se o livro “B” tiver livros auxiliares, adote o mesmo procedimento de substituição de um livro “R” por outro livro “R”. |
| B | G | Se o livro “B” não tiver livros auxiliares, adote o mesmo procedimento de substituição de um livro “G” por outro livro “G”. Se o livro “B” tiver livros auxiliares, adote o mesmo procedimento de substituição de um livro “R” pelo livro “G”. |
| B | R | Se o livro “B” não tiver livros auxiliares, adote o mesmo procedimento de substituição de um livro “G” pelo livro “R”. Se o livro “B” tiver livros auxiliares, adote o mesmo procedimento de substituição de um livro “R” por outro livro “R”. |
| B | B | Se os livros “B” original e substituto não tiverem livros auxiliares, adote o mesmo procedimento de substituição de um livro “G” por outro livro “G”. Se o livro “B” original não tiver livros auxiliares e o livro “B” substituto tiver livros auxiliares, adote o mesmo procedimento de substituição de um livro “G” pelo livro “R”. Se o livro “B” original tiver livros auxiliares e o livro “B” substituto não tiver livros auxiliares, adote o mesmo procedimento de substituição de um livro “R” pelo livro “G”. Se os livros “B” original e substituto tiverem livros auxiliares, adote o mesmo procedimento de substituição de um livro “R” por outro livro “R”. |
| A ou Z | A ou Z | O livro “A” ou “Z” transmitido é substituto do livro “A” ou “Z” original, deve informar o HASH do livro “A” ou “Z” original e deve conter o registro J801 (Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD). Observação: É possível substituir livro “A” por livro “Z” e vice-versa. |
| Com NIRE | Sem NIRE | Utilizar a opção “1 – Substituta” no campo 0000.IND_FIN_ESC e deixar o campo NIRE (I030.NIRE) em branco. |
| Sem NIRE | Com NIRE | Utilizar a opção “1 – Substituta” no campo 0000.IND_FIN_ESC e informar o NIRE no campo I030.NIRE. |
| Um arquivo | Vários arquivos | Um dos arquivos transmitidos é substituto do arquivo original, deve informar o HASH do arquivo original e deve conter o registro J801 (Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD). Os demais arquivos devem ser enviados como originais. Exemplo: Substituição de um arquivo contendo o período de 01/01/2023 a 31/12/2023 por vários arquivos mensais. |
| Vários Arquivos | Um arquivo | O arquivo transmitido é substituto de um dos arquivos originais, deve informar o HASH do livro original e deve conter o registro J801 (Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD). No momento da transmissão, o sistema demonstrará todos os arquivos originais, permitindo a substituição de todos os arquivos originais pelo arquivo substituto. Exemplo: Substituição de vários arquivos contendo períodos mensais por um arquivo contendo o período de 01/01/2023 a 31/12/2023. |
Termo de Verificação para Fins de Substituição
A substituição da ECD precisa estar acompanhada do Termo de verificação para fins de substituição, que deve conter as seguintes informações:
- Identificação da escrituração substituída;
- Descrição pormenorizada dos erros;
- Identificação clara e precisa dos registros com erros, exceto quando estes decorrerem de erro já descrito;
- Autorização expressa para acesso às informações pertinentes às modificações por parte do Conselho Federal de Contabilidade;
- Descrição dos procedimentos pré-acordados executados pelos auditores independentes, quando estes julgarem necessário.
Assinatura do termo: contador e auditor (quando for o caso).
➡️Saiba como realizar a substituição no sistema Contábil, acessando o artigo: Geração de ECD substituta (link para uma nova aba).
ECD de extinção
A ECD de extinção se enquadra como uma situação especial, e possui requisitos específicos para ser apresentada, conforme o artigo 5º, §3º, incisos I e II, §4º da Instrução Normativa RFB nº 2.003/2021 (link para uma nova aba) e item 1.5 do Manual de Orientação da ECD - Atualização: Janeiro 2026 (link para uma nova aba).
| Período da Escrituração | Prazo de Entrega |
| Situação normal | Último dia útil do mês de junho do ano seguinte ao ano calendário a que se refere a escrituração. |
| Situação especial (extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação) ocorrida de janeiro a maio do ano da entrega da ECD para situações normais | Último dia útil do mês de junho do ano calendário a que se refere a escrituração. |
| Situação especial (extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação) de junho a dezembro do ano da entrega da ECD para situações normais | Último dia útil do mês seguinte ao do evento. |
➡️ Acesse o artigo: Erro na ECD de Extinção? Aprenda como gerar corretamente (link para uma nova aba).
Como acessar a ECD após a geração
O arquivo da ECD é disponibilizado automaticamente após a geração, saiba como funciona acessando o artigo: Como acessar os arquivos da ECD e da ECF após a geração? (link para uma nova aba).
Principais erros cometidos na ECD
A seguir, estão relacionados os principais erros cometidos na ECD:
- NIRE: Apenas para empresas registradas na Junta Comercial.
- Natureza do livro: de acordo com a forma de ECD (se o livro for G, a natureza será Diário Geral).
- Empresa de grande porte: sujeita a auditoria conforme a Lei nº 11.638/2007 (link para uma nova aba), art. 3º.
- Mudança de plano de contas: se ocorreu durante o ano, pode gerar diferença nos saldos das contas.
- Modalidade da ECD: indicação da escrituração centralizada ou descentralizada (matriz e filiais) - Registro 0020.
- Código do plano de contas referencial: apesar de não ser obrigatório, facilitará a entrega da ECF. Será usado para o mapeamento de todas as contas analíticas.
➡️ Saiba mais sobre a solução para erros diversos, acessando: Solução de problemas (link para uma nova aba).
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